Elektronickú výmenu dokladov so svojimi dodávateľmi začala spoločnosť DATART v poslednom štvrťroku minulého roka prostredníctvom EDI správ objednávka (ORDERS), faktúra (INVOIC), obchodná námietka (COMDIS) a príslušných potvrdzujúcich správ. V prvej fáze projektu už bolo počas prvých mesiacov zapojených viac ako 30 % dodávateľov, čo predstavuje vyše 60 % zasielaných dokladov, ktoré boli prevedené do štruktúrovaných elektronických dokladov, a ďalšie rýchlo pribúdajú. Od júna potom začalo zapájanie dodávateľov pre slovenskú časť tejto siete predajní s elektrospotrebičmi.
Vďaka integrácii EDI s podnikovým informačným systémom spoločnosti DATART (Microsoft Dynamics AX) dochádza nielen k automatickému prenosu dát do systému, ale aj k zjednodušeniu spracovania daňových dokladov. Cieľom je úplná bezpapierová likvidácia dokladov.
„Nasadenie EDI komunikácie prebieha rýchlejšie, ako sme očakávali. Prvé praktické prínosy najmä so spracovaním dokladov sú veľmi pozitívne. Po podpise patričných zmlúv s dodávateľmi sa ďalej tešíme aj na definitívne odstrihnutie papiera s využitím elektronického archívu. Podľa očakávania k plnej automatizácii procesov dôjde až pri vývoji spracovania dokladov v našom podnikovom systéme. EDI je teda podmienkou nutnou, nie len dostatočnou na dosiahnutie benefitov. Som rád, že sme v tomto zajedno aj s našimi vývojármi,“ hovorí Petr Nekola za finančné oddelenie spoločnosti DATART a pokračuje: „Zapojení dodávatelia môžu už dnes využívať benefity efektívnejšieho objednávkového procesu. Navyše majú prehľad o spracovaní ich dokladov priamo v našom systéme. Počas leta ďalej oslovíme aj všetkých dodávateľov našej organizačnej zložky na Slovensku.“
Rýchlejšie a lacnejšie tiež na príjme
Rozvoj elektronickej komunikácie bude ďalej prebiehať nielen čo do počtu zapojených dodávateľov, ale aj používaných EDI správ. Elektronizácia ďalších procesov prináša predovšetkým vyššiu rýchlosť prenosu dokladov, okamžitú spätnú väzbu, elimináciu chybovosti a zásadné zníženie prácnosti. V najbližšej dobe tak DATART plánuje nasadenie ďalších EDI správ DESADV, ktorá je elektronickou obdobou dodacieho listu. Vďaka automatickému prenosu dát dôjde k výraznému uľahčeniu procesu príjmu tovaru.
„S rastúcim podielom obchodných a logistických dokladov zabezpečovaných prostredníctvom elektronickej výmeny dát dochádza k násobeniu výhod, ktoré EDI prináša. Konkrétne v prípade elektronického dodacieho listu je jednoznačným prínosom odstránenie manuálnych zásahov v rámci príjmu tovaru,“ vysvetľuje David Reichel, riaditeľ divízie eBusiness spoločnosti CCV Informačné systémy. „Výsledkom je potom rýchlejšie získanie presnejších a detailných informácií o príjme. To ovplyvňuje nielen samotný príjem tovaru. Umožňuje pripraviť si skladové pozície pred samotným príjmom, ale pomáha aj pri následnom spracovaní faktúr a zefektívňuje kontrolu vecného plnenia,“ dodáva David Reichel.
Elektronické zalistovanie tovaru ďalším logickým krokom
V ďalšej etape zefektívňovania obchodných procesov sa spoločnosť DATART chce zamerať na elimináciu objemu práce, ktorá je spojená so zalistovaním informácií o tovare na oboch stranách dodávateľsko-odberateľského reťazca. Plánuje tak využiť riešenie ORION eKatalog, ktoré slúži pre správu a zdieľanie kmeňových dát.
Pre identifikáciu v rámci EDI komunikácie DATART naplno využíva význam identifikátorov pomocou globálnych štandardov GTIN (Global Trade Item Number) a GLN (Global Location Number). Vďaka jednoznačnej identifikácii tovaru prostredníctvom GTIN (známeho v podobe čiarového kódu na tovare skôr ako EAN) a každého článku dodávateľsko-odberateľského reťazca pomocou GLN, potom pri kmeňových dátach dochádza k efektívnejšej výmene informácií a ďalšej redukcii manuálnych činností pri administratíve spojenej s tokom tovaru.
