Technológia sama o sebe zázraky nerobí. Tie sa začínajú diať až vtedy, keď ju niekto začne používať naplno a druhá strana je pripravená ju neustále posúvať ďalej. Niekde medzi praxou, dátami a množstvom drobných rozhodnutí tak vzniká partnerstvo, v ktorom sa logistika neoptimalizuje raz, ale znova a znova – vždy o kúsok lepšie. Podobný vzťah sa rozvinul aj zo spolupráce organizácie Správca zálohového systému a vývojármi optimalizačného systému Rinkai Routing.
Pred digitálnou transformáciou čelila logistika Správcu zálohového systému rastúcej prevádzkovej náročnosti. Plánovanie zvozu zálohovaných obalov prebiehalo takmer úplne manuálne, bez opory v historických dátach či stabilných vzorcoch správania odberných miest, takže o skutočnej optimalizácii nemohla byť reč.
Každý deň pribúdali nové prevádzky, menili sa ich potreby a objem vyzbieraných obalov prudko rástol, často aj zo dňa na deň. Vznikalo tak veľmi dynamické a ťažko predvídateľné prostredie, v ktorom bolo čoraz náročnejšie udržiavať náklady aj kvalitu poskytovaných služieb na požadovanej úrovni. Zároveň rástla nespokojnosť partnerov a náklady na dopravu sa pri „polomanuálnom“ plánovaní nedarilo efektívne stabilizovať.
Spolupráca postavená na odhodlaní
Rastúci tlak na logistiku viedol k rozhodnutiu nasadiť nový plánovací nástroj. Kritériá výberu boli jasne definované: overená spoľahlivosť v praxi, jednoduchá integrácia do existujúcich systémov a zrozumiteľné používateľské prostredie pre dispečerov.
Správca zálohového systému však nehľadal len dodávateľa softvéru, ale partnera, ktorý prinesie logistickú expertízu a bude ochotný ísť s tímom „do detailov“ a aktívne sa podieľať na systematickom riešení prevádzkových situácií. Aj preto nový systém nebol chápaný len ako ďalší nástroj na mechanické vytváranie plánov trás, ale ako platforma na tvorbu scenárov, modelovanie rôznych situácií a predvídanie správania siete pri zmenách.
Rinkai sa osvedčil ako partner, ktorý reagoval na reálne potreby a neostal len pri jednorazovej dodávke. Spoluprácu medzi oboma firmami od začiatku definovali otvorená komunikácia a vzájomné načúvanie. Na základe potrieb a pripomienok Správcu zálohového systému Rinkai vyvíjal nové funkcionality – neraz aj bez dodatočných poplatkov, pretože vylepšenia súčasne posúvali dopredu aj samotný systém.
Indikátory stavu trás v systéme Rinkai Routing umožňujú odhaľovať odchýlky a overovať sporné situácie.
Fakty namiesto emócií
Transformácia by nebola možná bez odhodlania Správcu zálohového systému vybudovať robustnú dátovú základňu. Systém dnes pracuje s veľkým objemom informácií o trasách, kilometroch, časoch príchodu a odchodu či vyťaženosti vozidiel, doplnených o prevádzkové ukazovatele a údaje zo sledovania vozidiel pomocou GPS jednotiek. Všetky tieto informácie sú prepojené v prehľadných reportoch Power BI, ktoré spájajú údaje z rôznych systémov do jedného celku a poskytujú manažérom ucelený pohľad na výkon logistiky. Reporting neslúži na formálne prezentácie, ale ako každodenný pracovný nástroj pre operatívu aj strategické riadenie.
Dôležitú úlohu zohráva vizualizácia – prehľadné indikátory stavu trás nútia dispečerov udržiavať dáta v čistote, rýchlo odhaľovať odchýlky a overovať sporné situácie, napríklad pri sťažnostiach vodičov či zákazníkov. Vďaka tomu je možné pracovať s faktami, nie s emóciami, a predchádzať chybám či zneužívaniu systému. Už pred spustením riešenia navyše Správca zálohového systému systematicky zbieral dáta z GPS jednotiek, aby mal v momente nasadenia k dispozícii históriu, z ktorej sa dajú robiť porovnania a seriózne analýzy.
Pridaná hodnota ľudskej práce
Ľudský faktor je pri zavádzaní podobnej technológie jednou z najväčších výziev. V mnohých firmách sa pri implementácii nových systémov objavujú obavy, že systém môže nahradiť dlhoročné skúsenosti, zmeniť spôsob práce zamestnancov alebo znížiť ich hodnotu. Skúsenosť Správcu zálohového systému ukazuje, že bez interného lídra, ktorý zmenu vezme za svoju a dokáže ju vysvetliť tímu, je veľmi ťažké tento odpor prelomiť.
Na začiatku bola potrebné jasne nastaviť smer ďalšieho rozvoja, teda potvrdiť, že digitálne plánovanie je cesta, z ktorej sa nebude cúvať. Za najnáročnejšiu časť implementácie považoval tím práve zmenu myslenia a rozvoj zručností – technológiu možno nasadiť pomerne rýchlo, adaptácia ľudí však vyžaduje čas a dôveru.
Kľúčové bolo ukázať, že systém dispečerom prácu neberie, ale uľahčuje a zvyšuje ich úspešnosť. Dispečeri už nie sú len „operátori trás“, ale postupne sa z nich stávajú analytici, ktorí vytvárajú scenáre, optimalizujú trasy a riadia zložité logistické procesy. Vďaka prehľadnému rozhraniu sa do tejto práce dokážu zapojiť aj ľudia mimo oddelenia logistiky – po približne dvoch týždňoch tréningu vedia so systémom samostatne pracovať a v priebehu niekoľkých mesiacov sa z nich stávajú plnohodnotní profesionáli.
Prehľadné reporty v Power BI spájajú údaje z rôznych systémov do jedného celku.
Posun od operatívy k analýze
Výsledkom je aj výrazné zvýšenie kvality a stability poskytovaných služieb. Vďaka komplexnému systému a jeho prediktívnym schopnostiam dosahuje Správca zálohového systému servisnú úroveň približne 98 percent. To sa premieta do vyššej spoľahlivosti a predvídateľnosti zvozu pre odberné miesta. Softvér umožňuje dynamický plánovať trasy, čo je kľúčové v situáciách, kedy nie je možné vopred presne určiť objem materiálu u zákazníka a požiadavky sa menia zo dňa na deň.
Systém sa prispôsobuje aktuálnym potrebám, optimalizuje trasy v čase plánovania a umožňuje dispečerom ponechať si určitú rezervu vo vyťažení, aby mali priestor reagovať na odchýlky v teréne. Tieto výsledky sa neprejavili len v číslach, ale aj v každodennej práci plánovačov. Namiesto sedemhodinovej manuálnej prípravy dát a minúty na rozhodovanie dnes pripravia podklady za minútu a zvyšný čas môžu venovať premýšľaniu, ako procesy ďalej vylepšiť. Ich rola sa tak posunula z čisto operatívnej úrovne na analytickú, čo zvyšuje ich pridanú hodnotu aj spokojnosť. Schopnosť rýchlo reagovať na nečakané udalosti, či už ide o výkyvy v objemoch, alebo výpadky v inej časti systému, priniesla nielen úspory, ale aj vyššiu stabilitu logistickej siete.
Úspory kumulované v čase
Implementácia systému priniesla aj veľmi konkrétne, merateľné výsledky. Jedným z najvýraznejších úspechov sú priame finančné úspory. Optimalizácia relokácie skladov v priebehu 2 rokov, vykonaná pomocou softvérového scenárového plánovania, viedla k mesačnej úspore približne 58-tisíc eur.
K presným číslam patria aj časové úspory pri operáciách v teréne – spresnením plánovaných časov sa podarilo skrátiť každú z približne 364-tisíc ročne vykonaných nakládok o jednu minútu a každú z približne 17-tisíc vykládok o šesť minút. Pri takomto počte zastávok ide v súčte o tisíce ušetrených hodín ročne, ktoré sa premietajú do nižších nákladov na vozidlá, palivo aj prácu posádok.
V porovnaní s rokom 2022 sa podarilo znížiť počet nasadzovaných vozidiel o 19 denne a zredukovať počet najazdených kilometrov na tonu materiálu zhruba z 220 na 153. Dosiahnuté úspory sa prejavili nielen v nižšej spotrebe pohonných hmôt, ale aj v šetrnejšom využívaní techniky a efektívnejšom organizovaní práce, čo prispelo k stabilnejšiemu a udržateľnejšiemu fungovaniu celej logistickej siete.
Potenciál čakajúci na odhalenie
Príklad Správcu zálohového systému ukazuje, že aj v oblasti dopravy a logistiky existuje priestor na ďalšie zvyšovanie efektivity a kvality služieb. Skúsenosti z praxe potvrdzujú, že moderné plánovacie nástroje môžu pomôcť lepšie riadiť náklady a zároveň zvyšovať spoľahlivosť poskytovaných služieb. Nasadenie systému Rinkai Routing tak neznamenalo iba zavedenie nového softvéru, ale vytvorilo podmienky na systématické zlepšovanie procesov, lepšie využívanie dát a dlhodobú optimalizáciu logistiky.
Miera dosiahnutých úspor pritom nezávisí len od zvoleného nástroja, ale aj od toho, ako dobre sa ho firma naučí používať – na pevných dátových základoch, jasných procesoch a s investíciou do vysvetľovania, prečo sa zmena zavádza a ako zvyšuje hodnotu ľudskej práce. Skúsenosť Správcu zálohového systému a spoločnosti Rinkai ukazuje, že v logistike už nie je priestor na čakanie – každé odkladanie znamená nevyužitý potenciál úspor aj znižovanie kvality služieb.
Článok pripravil Vladimír Maťo
„Implementácia trvala len 3 mesiace od podpisu zmluvy o spolupráce a pozostávala z viacerých praktických krokov – od prípravy dát cez integračné práce až po testovanie v reálnom prostredí. Za najnáročnejšiu časť implementácie považujem zmenu myslenia a rozvoj zručností. Technológiu je možné nasadiť pomerne rýchlo, ale adaptácia ľudí vyžaduje čas a dôveru.“
Ján Franek, riaditeľ logistiky, Správca zálohového systému
„Reporting neslúži na to, aby pekne svietil niekde na prezentácii, ale aby sa na jeho základe robili reálne rozhodnutia. Tieto rozhodnutia majú potom dopad na logistiku alebo ekonomické výsledky. Nie je to reporting pre reporting, ale nástroj, vďaka ktorému môže manažér rozhodovať na taktickej, strategickej aj každodennej úrovni.“
Jan Rous, konateľ, Rinkai
Prinášame vám ochutnávku z aktuálneho čísla časopisu Systémy Logistiky 106/2025.
Celý článok, ktorý bol publikovaný v rámci rubriky Prípadová štúdia, si môžete prečítať v časopis Systémy Logistiky 106/2025, alebo aj na našej webovej stránke.
