Vo chvíli, kedy je treba jednotlivé procesy nastaviť, optimalizovať alebo reštrukturalizovať, je jedným zo spôsobov realizácie nadviazanie spolupráce s logistickým poradcom. Výraznou pridanou hodnotou logistického poradcu je nezávislý pohľad a nezaujatosť, takzvaný „helicopter view“, schopnosť rýchlo a presne analyzovať súčasný stav a odhaliť nedostatky. A v neposlednom rade je to omnoho širšia škála skúseností a rôznorodosť pohľadov na vec, ktoré ponúka na rozdiel od väčšiny logistických manažérov.
Všeobecne povedané, logistický poradca disponuje predovšetkým hĺbkou znalostí a dlhoročnou skúsenosťou v logistike – ideálne v spoločnostiach s podobným zameraním, ako je tá cieľová, prehľadom o trendoch v logistike a orientáciou na danom trhu. Prečo nestačí znalosť všeobecná alebo teoretická? Pretože ide o osobu, od ktorej sa predpokladá samostatnosť a konzultačná schopnosť smerovaná k logistickým manažérom spoločnosti a k manažmentu, schopnosť monitorovať, analyzovať, plánovať, navrhovať, ale zároveň aj predložiť pádne argumenty, prečo ten-ktorý postup odporúča zaviesť, resp. zmeniť.
Logistický poradca nebude riadiť kolektív pracovníkov, ale bude predkladať riešenia tak, aby sa ich prostredníctvom docielil maximálny efekt. Aj keď je logistický poradca profesionál a odborník, je nutné, aby pravidelne diskutoval a kooperoval s jednotlivými oddeleniami spoločnosti, v ktorej pôsobí. Dôvodom je, samozrejme, odovzdávanie či spracovávanie najrôznejších informácií a získanie podpory špecialistov či vedúcich pracovníkov, predovšetkým pri vypracovávaní rôznych štatistík, prehľadov a analýz. „Je potrebné si predstaviť, že logistický poradca v konkrétnej firme väčšinou nestrávi iba niekoľko dní či týždňov, ale najskôr niekoľko mesiacov, v niektorých prípadoch môže spolupráca s ním trvať aj niekoľko rokov,“ vysvetľuje Radka Vantuchová, konzultantka personálnej spoločnosti Hudson. To sa môže napríklad stať, ak ide o dlhodobé komplexné zmeny vo veľkej a nadnárodnej spoločnosti. Dĺžka spolupráce samozrejme závisí od rozsahu jeho úloh a vopred stanoveného termínu splnenia.
Poradca v logistike musí byť schopný pomôcť definovať logistickú stratégiu firmy a aj analyzovať operatívu: nastavenie procesov dodávateľsko-odberateľských reťazcov, plánovania výroby, určiť najvhodnejšie distribučné lokality a potrebu centrálnych skladov či prekladísk. Zároveň sa venuje otázke potrebnej transportnej vyťaženosti, či a v akom rozsahu je treba spolupracovať s dopravnými spoločnosťami, prípadne navrhuje optimálny počet vlastných vozidiel vo vozovom parku. Medzi znalosti logistického poradcu patrí aj návrh optimálneho rozvrhnutia skladových zásob, rozdelenie skladových sekcií a presun položiek medzi nimi až do okamihu expedície samotnej. Musí určiť spôsob segmentácie a evidencie položiek, monitorovať materiálový a výrobný tok, prípadne externé dodávky polotovaru (tovaru) a najvhodnejší spôsob expedície. Tiež je potrebné stanoviť potrebu poistnej zásoby v sklade na zabezpečenie neočakávaných potrieb.
Cieľom spolupráce s logistickým poradcom je optimalizácia nákladov a maximalizácia efektivity komplexných procesov, t.j. efektívny zákaznícky servis. „Kľúčovým faktorom úspechu je dôvera medzi zadávateľom a poradcom. Tento pri svojej práci prichádza do styku s citlivými údajmi spoločnosti, a tak je podstatnou vlastnosťou poradcu zachovanie mlčanlivosti a tiež objektívnosť a nezávislosť. Ťažko si predstaviť efektívne poradenstvo, ak poradca zastupuje záujmy aj tretej strany,“ hovorí Radka Vantuchová. Vzhľadom na množstvo údajov potrebných na analýzu a spracovanie je potrebné, aby spoločnosť kvalitne a dostatočne dokázala pracovať s informačným systémom. Tu by ideálne malo dôjsť k prepojeniu nielen informácií o skladových zásobách, výrobných kapacitách, skladových zásobách, dodacích dobách, ale tiež o financiách, dodávateľoch, odberateľoch, a pod. V takom prípade môže byť úlohou logistického poradcu určiť základné kritériá a logistické ukazovatele, ktoré sú pre firmu v oblasti logistiky dôležité – akýsi logistický dashboard (kľúčové ukazovatele pre manažment) či KPI (key performance indicators) a aj spôsob, ako tieto ukazovatele v optimálnej podobe získať a docieliť. V dnešnej dobe majú spoločnosti široké možnosti využitia služieb konzultačných firiem orientujúcich sa na komplexné riešenie v tejto oblasti alebo služieb externého poradcu. V tomto prípade záleží iba na samotnej spoločnosti, pre ktorý variant spolupráce sa rozhodne. Samozrejmosťou v oboch prípadoch je starostlivé preverenie referencií.
Logistický poradca väčšinou spolupracuje so spoločnosťou na báze kontraktu, samozrejme za výrazne odlišných sadzieb než je bežné platové nastavenie napr. logistického alebo prevádzkového manažéra v spoločnosti. Hodnotenie býva dohodnuté v hodinových sadzbách, prípadne tzv. „fix fee“ za vykonanie dojednaného projektu. V závislosti od rozsahu činnosti je vhodné časť odmeny dohodnúť ako bonus v prípade úspešnej realizácie. Výška ohodnotenia sa môže markantne odlišovať u nezávislých externistov a v spoločnostiach poskytujúcich tento servis podľa rozsahu a špecifických požiadaviek klienta.
Ak zhrnieme všetko, čo sa očakáva od externého logistického poradcu, zistíme, že nehľadáme manažéra alebo špecialistu, ale nezávislého a skúseného experta na poli logistiky, ktorý je samozrejme pre spoločnosť na prvý pohľad nákladnejší než jej kmeňový zamestnanec, ale výsledkom jeho úsilia by malo byť trvalé zvýšenie efektivity a kvality logistiky, bez toho, aby súčasní manažéri a zamestnanci boli zavalení úlohami nad rámec bežnej náplne práce a bez toho, aby bol dočasne ovplyvnený celkový výkon a výsledok spoločnosti.
