Spoločnosť IBG International Battery Group sa tiež dostala do fázy vývoja, kedy ucítila potrebu zmeny informačného systému. Firma má tri pobočky – v Českej republike, na Slovensku a v Maďarsku. Zastaraný informačný systém nielenže brzdil jednotlivé zložky spoločnosti, ale nedokázal zabezpečiť ani ich efektívnu komunikáciu. Preto prišlo rozhodnutie zaviesť nový systém.

Základom je kvalitná analýza firemných procesov

V rámci skupiny IBG pôvodne existovali tri oddelené účtovné systémy a neexistovalo žiadne prepojenie, žiadna elektronická výmena dokumentov. Väčšina firemnej agendy prebiehala v spomínanom účtovnom systéme, súboroch MS Excel a v papierovej forme. Keďže ponuka v oblasti ERP systémov na trhu je veľmi široká, rozhodli sa pracovníci firmy obrátiť na špecializovaného poradcu v oblasti IT. Ten urobil analýzu firemných procesov, ktorá zahŕňala aj to, čo by mal nový informačný

systém spĺňať. Na základe jeho odporúčaní bolo vypísané výberové konanie, ktorého sa zúčastnilo niekoľko softvérových firiem, medzi nimi aj spoločnosť NAVERTICA,

ktorá nakoniec tender vyhrala.

Samotné výberové konanie bolo vypísané v júli 2009 a uzavreté bolo v auguste. Koncom augusta už začali pracovníci spoločnosti NAVERTICA s analýzou, ktorá trvala takmer dva mesiace. „Mali sme zadanie od spoločnosti IBG a dostali sme analýzu procesných máp, ktoré už boli spracované IT poradcom. Vlastnú analýzu vykonávame tak, že máme vytvorený dotazník podľa procesov, ktoré vo firme

prebiehajú – finančné, výrobné, skladovacie a podobne. Ten dokument sa volá Podklady pre spracovanie analýzy a dáme ho zákazníkovi, ktorý ho vypracuje,“ vysvetľuje Martin Gazda, Implementation & Support Manager spoločnosti NAVERTICA. Na základe jeho odpovedí na dotazy dokážu pracovníci softvérovej

spoločnosti hneď odhadnúť, ako na tom daná firma je. „Niekedy sa stáva, že zákazník otázkam nerozumie a vtedy je naša práca o to ťažšia, pretože klient vlastne nevie definovať svoje požiadavky. Vyspelá firma nám zase dokáže poskytnúť svoje interné smernice, napr. riadenia kvality, z ktorých sa dokážeme dozvedieť množstvo relevantných informácií. V prípade slovenskej pobočky IBG bol už vypracovaný systém kvality, takže sme mali o niečo ľahšiu úlohu,“ konštatuje Martin Gazda.

K požiadavkám patrilo aj vybavenie pre mobilných servisných technikov

Firma IBG sa nezaoberá len výrobou a predajom rôznych typov batérií a doplnkov k nim, ale dôležitou zložkou jej podnikania je aj servis produktov. Firma všetky trakčné a železničné batérie montuje sama. „Možno je trošku prehnané nazývať montáž výrobou. Fyzicky to však znamená, že k nám prichádzajú články, nosiče, komponenty a my ich zostavíme podľa objednávky od zákazníkov. Dalo by sa to prirovnať k automobilke, ktorá je tiež vlastne montážnym závodom. Vložíme články do nosičov, namontujeme centrálne doplňovanie vody alebo premiešanie elektrolytu, namontujeme kábel, nabijeme – batéria je hotová,“ približuje konateľ spoločnosti IBG Attila Danko.

IBG má navyše skupinu servisných technikov, ktorí majú teritoriálne rozdelené územie Slovenskej republiky. Jednou z požiadaviek na informačný systém bolo preto zabezpečenie mobilného servisu a vybavenie technikov mobilnými terminálmi. Ďalšími požiadavkami bol systém akosti, systém evidencie prostredníctvom čiarových kódov so zabezpečením spätnej vyhľadateľnosti všetkých komponentov batérií. „Všetky požiadavky sme zahrnuli do našej analýzy a pristúpili sme k diskusii

so zákazníkom, z ktorej vyjde tzv. cieľový koncept,“ hovorí Martin Gazda. Cieľový koncept už vlastne zahŕňa celé riešenie, vrátane softvérového a hardvérového

vybavenia. V dokumente je popísaný aj časový harmonogram implementácie, možné riziká a samozrejme aj cena. Po odsúhlasení dokumentu je spustená implementácia.

Na základe požiadaviek tendra spoločnosť NAVERTICA pripravila implementáciu ERP systému Microsoft Dynamics NAV (predtým bol známy pod názvom Navision). Microsoft Dynamics NAV je vo veľkej miere konfigurovateľný súbor aplikačných programov, ktorý je navrhnutý pre širokú škálu odvetví. Program vychádza z typických potrieb stredne veľkých a veľkých podnikov, takže sa dá ľahko konfigurovať a rýchlo zaviesť. Medzi jeho funkcie patrí riadenie finančníctva a účtovníctva, riadenie distribúcie a riadenie výroby s prepojením na CRM a riadenie služieb. Navyše je široko integrovateľný s MS Office a inými programovými nástrojmi firmy

Microsoft. ERP systém poskytuje i technickú základňu, na ktorej si môžu užívatelia

vytvárať programové riešenia pre svoje vlastné podnikové procesy.

Všetky batérie sú pod dohľadom a majú vytvorenú podrobnú históriu

Hlavným rizikom projektu bol čas, pretože IBG chcela nový systém spustiť už od 1. januára 2010. Dá sa povedať, že túto úlohu NAVERTICA zvládla, aj keď niektoré

procesy boli spúšťané neskôr. Nepodarilo sa napríklad hneď nasadiť čítačky čiarových kódov, pretože IBG musela vyriešiť novú serverovňu, čo si vyžiadalo

stavebné úpravy. Preto bolo potrebné využiť záložné riešenie a všetky procesy bežali na firemnom serveri softvérovej spoločnosti. Boli vyskúšané a pripravené na spustenie, akurát pracovníci IBG i implementátor museli počkať na spustenie nového serveru. Už vtedy sa však využívala evidencia prostredníctvom čiarového kódu, akurát že sa nedal nahrávať čítačkami. Riešenie by sa dalo označiť za poloautomatické, pretože tlač čiarových kódov už fungovala bez problémov, ale ešte nebolo vyriešené prepojenie mobilných terminálov so systémom, čiarové kódy preto zadávali pracovníci do systému ručne. „Takže riešenie bežalo v dohodnutom rozsahu, akurát sme čakali na spomínaný server,“ približuje prvotné problémy s implementáciou Martin Gazda.

Pri implementácii nového informačného systému boli použité viaceré moduly. V prvom rade to boli štandardné oblasti MS Dynamics NAV ako financie a evidencia dlhodobého majetku, predaj a CRM, sklad, nákup, výroba, servis. K tomu spoločnosť NAVERTICA použila firemné registrované add-ony pre MS Dynamics NAV.

Nový ERP systém bol spustený zo dňa na deň – v jeden deň bežal ešte starý informačný systém a na druhý deň už úplne iný. „Prechod na nový informačný systém bol veľmi rázny. Od začiatku októbra 2009 prebiehali školenia Microsoft Dynamics NAV, mali sme k dispozícii testovaciu databázu, skúšali sme funkcie, zvykali sme si na nové usporiadanie obrazovky a dát a od januára sme začali pracovať v ostrej databáze. Samozrejme, každý začiatok je ťažký, ale myslím si, že prechod prebehol v poriadku,“ hodnotí Attila Danko.

Jednou za základných zmien bola zlepšená evidencia batérií i samotných komponentov. Keď je vyrobená batéria, po výrobe sa automaticky založí karta s názvom Predmet servisu, na ktorú obchodné oddelenie zapíše informácie o ďalšom osude batérie – ku ktorému zákazníkovi sa dostala, kedy boli na nej urobené prehliadky, servisné zásahy a podobne. Druhým spôsobom vzniku karty je jej vytvorenie servisným technikom. Ide vlastne o batériu, ktorá bola zákazníkovi predaná ešte pred zavedením nového informačného systému. Keď technik objaví nejakú batériu v teréne, tak automaticky založí jej kartu. „Podstatou je, že nič sa nestratí, všetko zaznamenávame do systému a keď zákazník zavolá, že potrebuje servisný zásah, už v priebehu telefonátu si môžeme prezrieť údaje a históriu predmetnej batérie,“ pochvaľuje si Attila Danko. Zlepšilo sa aj označovanie samotných batérií a komponentov. Kódy mali bežne viac ako 15 čísiel a ich evidencia bola úplne neprehľadná, dnes má jeden kód 8 znakov a firma sa z nich dozvie všetko, čo potrebuje vedieť.

Dnes už všetky firmy v rámci skupiny IBG používajú systém MS Dynamics NAV. Nastavenie systému vo všetkých pobočkách podporuje jednotnú business logiku. Existuje centrálna skladová evidencia, čo predstavuje zjednotenú správu skladových kariet, číslovania, názvoslovia a parametrov. Pobočky majú možnosť sledovať stav

zásob v centrálnom sklade a priamo si v ňom objednávať. Všetky skladové položky sú sledované pomocí sériových čísiel, resp. šarží. Nasadený systém tak podporuje plnú vysledovateľnosť.

Pobočky firmy dokážu bez problémov spolu komunikovať

Podľa slov Attilu Danka nový informačný systém doniesol do firmy prehľadnosť procesov a vzájomnú kompatibilitu pracovníkov. Údaje sú k dispozícii v prehľadnej

podobe a veľmi veľa zostáv pomáha urobiť správne manažérske rozhodnutia. „Ale čo priniesol systém nám, to nie je až také podstatné. Dôležité je to, čo prináša pre našich zákazníkov,“ konštatuje Attila Danko. V prvom rade je to profesionálne vybavenie objednávok – s vylúčením ľudského faktoru a možných chýb, rýchlo, s okamžitou odozvou systému o dodacej lehote. Systém riadeného skladu umožňuje priblížiť sa k požiadavkám zákazníkov a ešte pružnejšie reagovať na stále sa meniace podmienky.

Systém má veľký prínos aj na servisnej úrovni, každá batéria je pod dohľadom, pracovníci IBG poznajú celú jej históriu a dokážu okamžite reagovať, keď zrazu zbadajú odklon nameraných údajov. Servisný zásah vďaka mobilným terminálom je tak rýchly, čo zákazníci vždy ocenia. Taktiež v samotnej spoločnosti sa zjednodušila práca so všetkými dátami a pracovníci majú prehľad o všetkých procesoch.

*fakty

8

znakov má dnes kód na označenie batérie, resp. komponentov, a firma sa z neho dozvie všetko, čo potrebuje.

analýza

všetkých firemných procesov je základným predpokladom pre neskoršiu úspešnú implementáciu nového informačného systému.