Rozsah funkčnosti rôznych systémov na návrh trás je veľmi široký. Jednoduché aplikácie dokážu iba navrhnúť najkratšiu, prípadne najrýchlejšiu trasu, spočítať jej dĺžku a predpokladaný čas. Programy pre profesionálne využitie umožňujú podrobnú evidenciu trás vo vzťahu k vozidlám a vodičom. Údaje slúžia nielen na automatické zostavenie knihy jázd, ale predstavujú podklady pre vyhodnocovanie efektivity dopravy a vyťaženie vozidiel a šoférov.
Zložitejšie systémy už dokážu zostaviť optimálnu trasu podľa zoznamu požadovaných zastávok, teda nielen nájsť vhodnú cestu z východiskového bodu do cieľového. Systém tým umožňuje plánovanie cesty rozvozového vozidla alebo aj trasy obchodného zástupcu.
Základ systému pre plánovanie trás predstavujú mapové podklady. Dodávatelia systémov si buď pripravujú mapy sami, alebo využívajú mapové podklady špecializovaných firiem. Jednotlivé podklady sa od seba líšia predovšetkým detailnosťou, obyčajne udávanou počtom križovatiek alebo počtom miest spracovaných do úrovne ulíc. Tie najlepšie mapové podklady dnes v rámci Slovenska ponúkajú spracovanie všetkých obcí do úrovne ulíc vrátane popisných čísiel, sú však zároveň najdrahšie. Zvyčajnou praxou je, že si zákazník môže vybrať mapové podklady podľa svojich potrieb a finančných možností. Dodávatelia dokážu ponúknuť detailné mapy celej západnej a východnej Európy, samozrejme i Slovenska.
Aj keď tieto systémy pracujú zvyčajne na zvláštnom serveri, pri využití prenosných navigačných systémov (napr. PDA) alebo navigačných zariadení inštalovaných vo vozidlách je možné dáta o navrhnutej trase exportovať do tejto jednotky a ďalej s nimi pracovať, napríklad trasu dynamicky upravovať v priebehu cesty podľa aktuálnej situácie. V takomto prípade ale záleží na možnostiach daného zariadenia a jeho softvérovej výbave.
Najbežnejším spôsobom odovzdávania podkladov o naplánovanej trase vodičovi je však v praxi vytlačený zoznam zastávok identifikovaných adresami, prípadne doplnený dôležitými bodmi na trase, najmä veľkými križovatkami. Na vyžiadanie môže šofér dostať aj mapu svojej trasy vrátane vybraného detailu (napríklad centra mesta).
Dôležitou funkciou systému na návrh trás je možnosť meniť parametre cestnej siete. To užívateľ využije v rámci lokálnych zmien – krátkodobá uzávierka, výrazné obmedzenie prejazdnosti a pod.
Medzi systémy pre plánovanie trás patria taktiež aplikácie na optimalizáciu dopravy. Tie nepracujú iba s jedným vozidlom a jednou trasou, ale na základe zoznamu objednávok, informácií o jednotlivých miestach zodpovedajúcich zoznamu objednávok a údajov o dostupnom vozovom parku, naplánujú pre jednotlivé vozidlá trasy tak, aby doprava bola ako celok čo najefektívnejšia.
Pri optimalizácii pracuje systém nielen s priestorom, teda s mapovými podkladmi, ale i s časom. Vzniká tak podrobný časový plán trasy. Do návrhu sú napríklad zahrnuté aj doby, ktoré vodič strávi na každej zastávke. Systém musí pri návrhu trás rešpektovať celý rad reštrikcií. Z nich najdôležitejšie predstavujú tzv. závozové okná, teda časové rozmedzie, v ktorom šofér na dané miesto musí dôjsť. Medzi ďalšie dôležité reštrikcie patrí obmedzenie vjazdu daného typu vozidiel na konkrétne miesto, nutnosť využitia manipulačnej techniky pre tú či onú zásielku a pod.
Základným predpokladom na úspešné nasadenie systému pre optimalizáciu dopravy býva starostlivá príprava vstupných dát. Nepresnosti v adresách alebo príliš úzke závozové okná môžu dokonca priniesť zvýšenie nákladov na dopravu namiesto ich zníženia. Príprava podkladov pre systém tak často býva časovo najnáročnejším článkom celého procesu implementácie. Chybou je tiež domnievať sa, že systém bude ihneď po spustení poskytovať správne a optimálne výsledky. V každom projekte sa musí počítať s etapou dolaďovania kvality vstupných dát a nájdenie ideálneho spôsobu využívania systému.
Systémy pre plánovanie trás bývajú realizované ako modulárne systémy. Jedným z modulov môže byť napríklad systém pre sledovanie polohy vozidiel. Poskytuje aktuálne a presné údaje o tom, či sa vozidlo pohybuje podľa navrhnutej trasy a v súlade s časovým plánom. Výsledky z monitoringu môže použiť ďalší modul sledujúci efektivitu optimalizačného procesu a reálnosť dodržiavania plánovaných trás. Analytický modul však pomáha nielen odstraňovať slabé miesta v mapových podkladoch, ale zároveň môže poskytnúť detailnú analýzu o vozidlách a vodičoch z pohľadu času stráveného na trase, ale i čo sa týka využitia kapacity vozidiel.
Dáta z optimalizácie rozvozov dokáže využiť aj modul pre optimalizáciu rozmiestnenia distribučných centier či diep, ktorý umožňuje simulovať výšku nákladov na dopravu pri premiestnení alebo vybudovaní ďalšieho centra.
Firma však nemusí implementovať všetky moduly zároveň. Aj komplexný systém je možné zavádzať postupne podľa nutnosti riešiť najpálčivejšie problémy. Investícia do systému navyše nie je malá, a tak musí firma zvážiť, čo od systému očakáva a aký rozsah funkcionalít dokáže efektívne využiť.
Samotnej implementácii tak vždy predchádza podrobná analýza potrieb firmy, v rámci ktorej dodávateľ systému predstaví jednotlivé komponenty a funkcie budúcemu užívateľovi, ktorý si vďaka tomu dokáže svoje predstavy spresniť. Nasleduje analýza, či štandardné riešenie systému dokáže pokryť všetky požiadavky klienta, a či je nutné urobiť úpravy systému. Vzhľadom k tomu, že systémy pre plánovanie trás čerpajú podklady z ERP systému užívateľa (objednávky, vozový park, dáta o odberných miestach a pod.), musí dôjsť k vytvoreniu dátového rozhrania. V ďalšom kroku prebieha testovací proces a po jeho úspešnom zvládnutí aj samotná inštalácia systému a jeho ostrý štart.
