Slovenská spoločnosť Phoenix Zeppelin vznikla v roku 1993 ako dcéra Phoenix-Zeppelin v Českej republike. Predmetom činnosti je predaj, nákup, servis, opravy, prenájom a finančné služby v oblasti stavebných, cestných a poľnohospodárskych strojov, manipulačnej techniky, energetických systémov, motorov a malej stavebnej mechanizácie. Firma pôvodne používala informačný systém, ktorý jej už nevyhovoval. Bol heterogénny a postupom času už nedokázal splniť všetky požiadavky vedenia a pracovníkov firmy. Okrem toho postupne „dožíval“ systém od Caterpillaru, ale jeho generačný nástupca nebol ešte konkurencieschopný a nemal ani dostatočnú podporu a ľudské kapacity.

Jedným z hlavných kritérií bola platforma Microsoft SQL

V roku 2005 bolo v českej centrále Phoenix-Zeppelin za aktívnej podpory slovenskej dcéry vyhlásené výberové konanie na nový informačný systém. „Prvotne boli vypracované aplikačné procesné mapy všetkých kľúčových procesov a vytipovali sa dôležité funkcionality, ktoré by mal systém obsahovať,“ spomína Roman Lukáč, IT manager slovenského Phoenix-Zeppelinu. Nakoniec vznikol dokument „Analýza procesov a požiadaviek“. Následne bolo oslovených niekoľko potenciálnych dodávateľov. „Boli stanovené kritéria, napríklad, že chceme systém na platforme MS SQL. Bola stanovená tiež organizácia projektu, vlastníci procesov a kľúčoví užívatelia a bol kladený dôraz aj na dostatočné zdroje pracovníkov dodávateľa,“ dodáva Roman Lukáč.

Po prezentáciách celkom šiestich dodávateľov informačných systémov sa do užšieho výberu dostali traja. Z nich bola nakoniec vybratá spoločnosť LCS International, dnes Asseco Solutions, so systémom Helios Green. Zmluva medzi LCS a Phoenix Zeppelin bola podpísaná 30. júna 2006 a následne sa začalo s implementáciou systému v českom Phoenixe. „Medzi dôvodmi, ktoré vedenie našej spoločnosti viedli k rozhodnutiu, boli napríklad jazyková mutácia systému, ktorý obsahuje aj slovenskú legislatívu, podobnosť nášho biznisu s ich veľkou aplikáciou orientovanou na automobilový trh. Dôležitá bola tiež platforma Microsoft SQL, na ktorej je systém postavený a pomerne dlhé skúsenosti s týmto systémom, ktorý je na trhu už od polovice 90. rokov. Úlohu zohralo aj to, že Phoenix bol už predtým zákazníkom firmy LCS a vedenie bolo spokojné s modularitou a flexibilitou systému. Rozsiahle možnosti úprav systému na úrovni správcu boli tiež len výhodou,“ hovorí Roman Lukáč.

Softvér rešpektuje slovenskú i medzinárodnú legislatívu

Implementácia prebiehala paralelne v Čechách a na Slovensku a nebola jednoduchá. Systém bol na Slovensku uvedený do prevádzky začiatkom roku 2008, ale krátko nato sa objavili problémy, ktorých dôsledkom bolo nutné v implementácii pokračovať ešte niekoľko ďalších mesiacov. Dnes sa v oboch krajinách využívajú predovšetkým moduly Ekonomika, Účtovníctvo, Faktúry prijaté a vydané, Pokladňa, Banka, Majetok, Sklad, Manažérske vyhodnocovanie, Personalistika a mnoho ďalších.

Informačný systém Helios Green sa vyvíja v úzkej spolupráci s firmou Microsoft a s veľkým dôrazom na štandardizáciu. Je integrovaný s radom štandardných aplikácií firmy Microsoft a rešpektuje slovenskú legislatívu aj medzinárodné normy. Zákazník tak získava istotu, že tento softvér bude možno využívať dlhodobo a ďalej rozvíjať.

Informačný systém Helios Green sa vyvíja vo viacvrstvovej architektúre klient/server a využíva technológiu Microsoft SQL Server. Tá, okrem iného, umožňuje optimalizovať zákazky aj pre veľkých zákazníkov. Súčasťou informačného systému je podpora vzdialených pracovísk a prístup k systému prostredníctvom internetu. Helios Green využíva modernú platformu Microsoft .NET, ktorá prináša do tvorby ERP systémov úplne nové možnosti, predovšetkým v oblastiach integrácie s inými aplikáciami, v zabezpečení systému či v dátovej komunikácii. Informačný systém Helios Green je otvorený pre externé technológie. Je napríklad schopný využívať webové služby a pripravený na prezentáciu informácií na extranet, intranet či webové portály.

Významnou konkurenčnou výhodou systému Green v oblasti technologickej vyspelosti je možnosť škálovania, a to vďaka aplikačným serverom a webovým farmám. „Spoločnosť Phoenix Zeppelin prevádzkuje tri aplikačné servery pre 150 užívateľov. Ďalej využíva webovú farmu, ktorá zisťuje zaťaženie týchto aplikačných serverov a podľa aktuálnej situácie na ne smeruje užívateľov. Škálovanie umožňuje prevádzku niektorých funkcií na pozadí vybraného aplikačného serveru (napr. pri hromadnom účtovaní), čo nezaťaží servery, ku ktorým pristupujú užívatelia požadujúci ďalšie funkcie systému,“ vysvetľuje Richard Dudáš.

Helios Green poskytuje komfortné nástroje pre workflow, čiže riadenie toku práce. Základný workflow vyžaduje definíciu sledu činností v textovom režime vnútri systému, resp. poradie pre otváranie okien, formulárov a pod. Workflow vyššej úrovne ponúka za pomoci integrovaného modulu – nástroja Microsoft Visio – možnosť modelovania a grafického znázornenia toku práce a dokumentov, ktorý je možné potom prenášať priamo do systému. V praxi má nastavenie workflow zvyčajne na starosti správca systému alebo vyškolený užívateľ. Typickou úlohou pre využitie tejto funkčnosti je schvaľovanie prijatých faktúr. Do pracovného toku sa priradia aktivity (osoba, ktorá dokument vytvorí, schváli, akceptuje, stornuje, vráti, preplatí) a riadiace uzly (podmienka, integritné obmedzenie, funkcie, napr. „faktúra je na čiastku vyššiu ako…“, alebo „faktúra 7 dní po splatnosti“ a pod.). Následne je možné workflow naviazať aj na Microsoft Outlook, z ktorého môže čerpať informácie napr. o novej potenciálnej zákazke, vrátane nastavenia pre jej schvaľovanie a odkaz priamo do aplikácie Helios Green. Po kliknutí na tento odkaz je možné potom zobraziť príslušnú faktúru a vykonať akciu (stornovať, prijať, odovzdať inému likvidátorovi). Zobrazenie histórie toku práce je pre vyspelú funkcionalitu Greenu samozrejmosťou.

Aktualizácie systému sú vydávané každý mesiac

Flexibilitu systému ocenia aj administrátori, ktorí môžu koncovým užívateľom pripraviť vzhľad a usporiadanie prostredia systému podľa rol alebo ich dokonca prispôsobiť podľa požiadaviek jedného konkrétneho pracovníka. Napríklad obchodníci môžu mať kartu rovnakého zákazníka zobrazenú inak, podľa svojho individuálneho želania. Skúsenejší užívatelia si môžu dokonca vytvárať vlastné typy zobrazenia a modelovať si tak rozhranie systému podľa vlastných predstáv.

Licenčný model Helios Green je založený na platbách za súčasne pracujúcich užívateľov a funkcionalitu, z ktorej sa následne počíta servisný poplatok (maintenance). Ten je povinný a predstavuje 18 % z licencií. Z toho 13 % je určených pre údržbu licencie, ktorá zahŕňa aktualizácie legislatívy a funkčností (update), opravy chýb (patche) a prechod na nové verzie systému (upgrade) vrátane inovácie partnerských riešení vytvorených v rámci licencie. V cene je zahrnutá aj záruka toho, že zákazník pri upgrade platí iba za služby spojené s migráciou, nie za licencie inovovaného riešenia. Nová verzia systému vychádza raz za rok, aktualizácie a opravy chýb sú vydávané každý mesiac, hlavne z dôvodu častých zmien legislatívy. Zvyšných 5 % servisného poplatku je vyčlenených na služby hotline (telefón, e-mail). Hotline nie je určená na konzultácie alebo školenia, preto je obmedzená dĺžkou volania na 15 minút. Nad túto hranicu už ide o platenú konzultáciu.

„V súčasnej dobe je už možné posúdiť prínosy nového systému. Sú to predovšetkým integrovaná jednotná údajová základňa, previazanosť údajov, flexibilita a otvorenosť, elektronický obeh dokumentov a postupné zjednocovanie interných procesov. Veľmi dôležitá je pre nás podpora všetkých obchodných aktivít spoločnosti rovnakým systémom alebo napríklad možnosť rozširovania portfólia produktov,“ hodnotí po viac ako roku Roman Lukáč.

*fakty

Škálovanie

umožňuje prevádzku niektorých funkcií na pozadí vybraného aplikačného serveru.

Workflow

vyššej úrovne ponúka možnosť modelovania a grafického znázornenia toku práce a dokumentov.