Zbytočne drahé nákupy a chýbajúce informácie o čerpaní rozpočtu, to sú hlavné dôvody, prečo sa Parfuméria Douglas rozhodla od júna využívať nový cloudový nástroj na automatizáciu nákupu od firmy Grit. Európska jednotka na trhu parfumérií sa stala pilotným zákazníkom tejto služby. Douglas sa najprv stretával s príliš drahými nákupmi. „Schvaľovatelia faktúr občas zistili, že ich kolegovia nakúpili za zbytočne vysoké ceny. Lenže v tú chvíľu už bolo neskoro. Fakturovanú službu sme využili a museli sme zaplatiť. Aby sme nemali drahé nákupy, potrebovali sme schvaľovať už objednávky,“ popisuje Tereza Trunečková, ktorá v Douglase pôsobí na pozícii Controlling & Reporting Manager.
Ďalším problémom, ktorý riešili, bola obťažná dohľadateľnosť dokumentov. Objednávky totiž neukladali na jednom mieste, ale zamestnanci ich mali v e-mailoch alebo v tabuľkách u seba v počítači. Kvôli tomu bolo ťažké kontrolovať čerpanie rozpočtov. „Peniaze si strážia kolegovia, ktorí sú zodpovední za jednotlivé oblasti. Zároveň jednorazové investície plánuje aj vedenie. Informácie boli roztrieštené a kvôli tomu sa niekedy stalo, že sme rozpočet prekročili,“ hovorí Tereza Trunečková. Aby týmto komplikáciám zabránili, dohodli sa s firmou Grit na vývoji riešenia na automatizáciu nákupu.
Douglas už využíva Invoice Flow, nástroj od Gritu na automatizáciu spracovania faktúr, s ktorým sa dá nové riešenie bez problémov prepojiť a jeho výhody tak ešte znásobiť. Pokiaľ teraz niekto zo zamestnancov pripravuje objednávku, rovno ju vytvorí v novom systéme. „Ten ju automaticky pošle pridelenému schvaľovateľovi a po jeho súhlasu dodávateľovi, ktorý poskytne plnenie a posiela faktúru. Invoice Flow z nej vyťaží údaje, takže ju fakturanti nemusia ručne prepisovať. Potom faktúru spáruje s objednávkou,“ popisuje Kateřina Líbalová, produktová manažérka Invoice Flow.
Pokiaľ oba dokumenty sedia buď na korunu presne, alebo v rámci nastavenej tolerancie, faktúru už neposiela na schvaľovateľa. Ak sa objaví nezrovnalosť, ihneď o nej informuje. V oboch prípadoch tandem softwarov celý proces výrazne urýchli. Novú službu sa dá používať aj samostatne bez napojenia na Invoice Flow. V Douglasu majú takisto lepšiu kontrolu nad rozpočtami jednotlivých oddelení. „Keď zamestnanec vytvorí objednávku, hneď vidí, či práve neprekračuje rozpočet, prípadne koľko peňazí zostáva,“ dodáva Tereza Trunečková.
Digitalizácia a s tým spojená automatizácia je v oblasti nákupu stále väčším trendom, čo potvrdzujú aj výsledky celosvetových prieskumov. Podľa minuloročných dát univerzity v Mannheimu 84% nákupcov verí, že digitalizácia má zásadný vplyv na vylepšenie výsledkov ich oddelenia. Väčšina firiem má však v tejto oblasti veľké rezervy – len 5% respondentov uviedlo, že majú vysoko automatizované procesy.
