IT: NAJVÄCŠÍMI BENEFITMI EDI SÚ AUTOMATIZÁCIA, KVALITA A DOSTUPNOSŤ INFORMÁCIÍ

Optimalizácia nákladov tak u klienta, ako aj u dodávateľa logistických služieb. Lepšia a rýchlejšia vizibilita, menšia chybovosť a celková väčšia transparentnosť dodávateľského reťazca. Rýchlejšie informácie, ktoré sa v čas dostávajú tam, kde sú potrebné. To všetko a ešte mnoho ďalších benefitov prináša do moderných logistických procesov EDI.

Pomocou EDI si dodávateľ znižuje administratívnu záťaž pri prepisovaní objednávok do svojho špedičného programu. Všetky informácie prechádzajú z ERP systému klienta cez EDI centrum do špedičného softvéru dodávateľa. Znižuje sa aj chybovosť v dátach, ktorá môže pri manuálnom prepisovaní dát nastať.

„Ak sú cez EDI prepojené aj tzv. ’back-statusy’, opäť sa znižujú administratívne náklady na oboch stranách, nakoľko klient má informáciu o stave zásielky priamo vo svojom systéme a nepotrebuje kontaktovať servisné oddelenie dodávateľa,“ vysvetľuje Martin Štiglinc, Sales Manager European Logistics spoločnosti Dachser Slovakia.

NIŽŠIE NÁKLADY, VYŠŠIA KVALITA

V spoločnosti Dachser majú väčších klientov prepojených cez EDI alebo v poslednej dobe aj cez API prepojenie. Prvé EDI prepojenie bolo s klientom, ktorého firma aj skladovala ešte v 2007. Prečo by mali spoločnosti využívať EDI? Podľa Martina Štiglinca je odpoveď jednoduchá. Prináša im zníženie administratívnych nákladov a zvyšuje kvalitu, vizibilitu a transparentnosť. „Aktuálne je pre EDI prepojenie potrebná prítomnosť IT špecialistov na oboch stranách. Viem si predstaviť technologické vylepšenie, že EDI prepojenie by zvládol aj laik cez jednoduché grafické rozhranie, kde by sa len napasovali jednotlivé polia medzi systémami a všetko ostatné by už zabezpečil algoritmus na pozadí. A budúcnosť? Určite bude narastať počet pripojených firiem a nebude to už len doménou veľkých spoločností, ale aj stredných a menších podnikov. Takisto už vznikajú spoločnosti ponúkajúce akýsi medzičlánok pre rýchlejšiu implementáciu a adaptáciu aj u klientov, ktorí nemajú vlastné IT zabezpečenie.“

NEVYUŽITÝ POTENCIÁL EDI

Ako pripomína Viktor Petráš, obchodný a marketingový riaditeľ spoločnosti Editel CZ&SK, EDI technológie slúžiace pre vzájomnú výmenu elektronických dokladov v štruktúrovanej podobe sú tu s nami už vyše štyridsať rokov. EDI si pre svoju jednoduchosť za tú dlhú dobu vydobylo svoje stále miesto v mnohých oblastiach B2B businessu a aj vďaka výraznému využitiu globálnych štandardov. Užívatelia v odvetviach maloobchodu, ale rovnako tak automotive, logistiky alebo finančníctva si pri dnešných objemoch komunikácie ani nedokážu predstaviť ďalší rozvoj svojej oblasti bez tak spoľahlivého pomocníka, akým EDI jednoznačne je.

„EDI je pritom svojim charakterom skôr ’introvertným’ hýbateľom obchodných procesov daného odvetvia. Vo chvíli, kedy je nastavený a medzi partnermi riadne naladený, funguje plne automatizovane a skryte v pozadí ostatných ERP, logistických, veľkoskladových a obchodno-marketingových systémov, ktoré sa však bez kvalitného a včasného dátového obsahu nezaobídu. Stále je tu však mnoho ďalších procesov,
ktoré vďaka EDI výrazne zlepšujú obchodné väzby medzi partnermi. V poslednej dobe sa jedná najmä o správy ORDRSP, DESADV s SSCC kódmi, prípadne spracovanie dát z INVRPT. Potenciál týchto správ však zatiaľ zostáva stále nevyužitý,“ upozorňuje Viktor Petráš.

RÝCHLEJŠIE LOGISTICKÉ PROCESY

EDI zrýchľuje a z veľkej časti automatizuje objednávkový proces tovaru, príjem tovaru na sklad alebo vyriešenie reklamácií. Ešte väčšiu silu má po napojení na skladový systém WMS, pretože tak zamestnanci nemusia logistické doklady prepisovať ručne do svojich systémov a môžu takisto jednoduchšie využívať SSCC kódy. Myslí si to David Reichel, produktový manažér ORiON EDI v spoločnosti GRiT, ktorý vyzdvihuje transparentnosť celého procesu. Odberateľ aj dodávateľ v každom momente vedia, v akom stave je objednávka a čo sa práve deje. To prispieva k lepším vzťahom naprieč celým dodávateľským reťazcom.

„Najväčší prínos vidím v EDI správe DESADV (avízo o odoslaní tovaru), ktorá je takisto z logistických EDI správ najrozšírenejšia. Ide o elektronický dodací list. Funguje to tak, že dodávateľ krátko pred fyzickým odoslaním tovaru pošle odberateľovi EDI správu, v ktorej informuje, ktorý tovar a v akom množstve posiela. Podobne správu využije tiež dodávateľ, ktorý má logistického providera a vopred ho informuje o odoslaní tovaru na jeho sklad. Odberateľ alebo logistický provider sa tak môže na príjem tovaru vopred pripraviť. Nachystá si skladové pozície i personál tak, aby následný príjem bol čo najrýchlejší. Pretože nemusí údaje o tovare z dodávky ručne prepisovať do WMS, takisto si rýchlo a bez chyb pripraví doklady pre príjem.“

V poslednej dobe je čoraz viac obľúbená paletová správa DESADV, ktorá nesie aj informáciu o tom, aký tovar je na každej palete. Pri príjme je tak naskenovaním SSCC kódu okamžite jasné, aký tovar je na konkrétnej palete vrátane informácie o šaržiach či expirácii. Podľa Davida Reichela je užitočná aj správa INVRPT, ktorú odberateľ posiela dodávateľovi a informuje ho o svojich skladových zásobách. Dodávateľ sa tak môže vopred pripraviť na objednávku, prípadne zákazníka z vlastnej iniciatívy upozorniť na skoré vypredanie tovaru a možnosť objednať ďalší.

„V prípade EDI ide o štruktúrované dáta, ktoré sa rýchlo a presne dostanú do potrebných interných systémov. Vďaka EDI tak máte na každú objednávku okamžitú reakciu alebo dostanete avízo pred fyzickým dodaním tovaru. Funguje naprieč firemnými procesmi, ktoré sú reprezentované dokladmi (objednávka, dodací list, faktúra, príjemka). Medzi týmito procesmi a dokladmi existujú logické väzby. Tým, že firma tieto dáta dostáva v podstate ihneď a v štruktúrovanej podobe, umožňuje EDI veľa automatických kontrol, ktoré šetria prácu obsluhe a upozorňujú na prípadné nezrovnalosti, ktoré sa dajú včas vyriešiť. Prenos dokladov je navyše dobre zabezpečený,“ dodáva David Reichel s tým, že správy sú šifrované a nikto nepovolaný sa k nim nedostane – dostať podvodnú faktúru cez EDI je IT prakticky nemožné. Posielať si objednávky alebo faktúry e-mailom v PDF, alebo ešte horšie poštou, je dnes prežité a navyše nespoľahlivé.

Prinášame vám úryvok z rubriky IT z časopisu Systémy Logistiky SK 85/2020. Je to ochutnávka originálneho obsahu, ktorý nájdete každý štvrťrok v luxusnej tlačenej podobe.

Nechodí vám časopis? Registrujte sa k odberu a nezmeškajte žiadne vydanie

Predplatné časopisu je ZADARMO pre odberateľov a užívateľov logistických služieb.