Cesta osvety k elektronickej výmene dát má úskalia
Doba papierová sa pomaly, ale iste stáva minulosťou. Elektronizácia výmeny dokumentov medzi obchodnými partnermi sa však ešte stále nestala univerzálnym štandardom. Rozširovanie povedomia o výhodách plynúcich zo zavedenia vzájomne kompatibilných elektronických systémov smeruje najčastejšie od veľkých firiem k menším. Niektorým manažérom však vo vybočení zo zabehnutých koľají bránia predsudky a obavy. Konkrétne príklady merateľných prínosov a dôkaz rýchlej návratnosti investície však pomáhajú presviedčať aj zarytých milovníkov papierových tlačív.
Elektronická výmena dát slúži na výmenu dokladov medzi obchodnými partnermi bez nutnosti ručného prepisovania dát do informačných systémov. Štandardom je najmä medzi supermarketmi alebo veľkými obchodnými reťazcami z rýchloobrátkového segmentu, v posledných rokoch však preniká aj do ostatných odvetví. Práve automatizácia toku dokladov je jedna z najčastejších ciest, ako firmy začínajú s digitalizáciou. Aby však automatická výmena dokladov mohla fungovať, musia riešenie zaviesť obe strany obchodnej výmeny.
Elektronizáciou k merateľným úsporám
Impulz pre zavedenie EDI, ako sa skrátene elektronická výmena dát označuje, nezriedka prichádza od väčšieho obchodného partnera. Tak to bolo aj v prípade popredného slovenského obchodu s voľnočasovým príslušenstvom Muziker. „Snažíme sa digitalizovať a automatizovať všetky opakujúce sa procesy, ktoré sa dajú delegovať na stroje. Vedeli sme, že zavedenie EDI bude nevyhnutný krok, ak chceme naďalej rásť. Požiadavka od nemeckého dodávateľa nás k tomu finálne postrčila,“ vysvetľuje Izabela Prokopiusová, Purchase Team Leader v Muzikeri.
Predajca v rozširovaní povedomia a šírení osvety o elektronizácii úspešne pokračuje a nie je to márna snaha. Benefity elektronickej výmeny dokladov sú merateľné. „Za dva roky sme do EDI komunikácie zapojili 37 z našich 350 lokálnych dodávateľov. To sa môže zdať málo, ale už teraz vďaka tomu šetríme zhruba 80 hodín práce mesačne. Napríklad pri prijatých faktúrach spracujeme cez EDI pätinu. Teraz chceme zapájať našich veľkých zahraničných dodávateľov. Keď bude hotovo, ušetrí nám to niekoľko pracovných úväzkov,“ vyratúva I. Prokopiusová. „Výhľadovo chceme automatizovať celý objednávkový proces a cenotvorbu tak, aby prebiehali bez zásahu ľudskej ruky. EDI vnímame ako dôležitý krok na ceste k tomuto cieľu,“ dodáva.
Šírenie osvety naráža na nevôľu
Digitalizácia vo firmách je vo všeobecnosti dôsledkom snahy zvyšovať efektivitu ľudskej práce a tým znižovať náklady. Taká je aj skúsenosť firmy Dexis Slovakia, ktorá distribuuje pracovné ochranné pomôcky. „V rámci interných procesov sa nám podarilo papier odstrániť na viac ako 78 percent, pričom nám ostali už len procesy, ktoré sú náročné na digitalizáciu alebo ich digitalizácia nie je efektívna. Predpokladám však, že do dvoch rokov budeme na úrovni 90 percent a viac. Väčší problém nám však robia procesy, kde sme závislí od externých partnerov, ako sú dodávatelia a zákazníci,“ konštatuje Karol Kvak, riaditeľ nákupu a logistiky v Dexis Slovakia.
„Základný problém, ktorý vnímam v rámci EDI prepojení a digitalizácie, je v tom, že manažéri ju vnímajú ako ,mamutiu tému‘, ktorú zmietnu zo stola buď kvôli nevedomosti, alebo predsudkom, že to bude veľmi náročné, komplikované a drahé. A na všetky tieto obavy im je potrebné dať riešenie alebo vysvetlenie. Výsledkom by preto malo byť neustále vzdelávanie manažérov na rôznych fórach a úrovniach, aby sme sa tohto ,mamuta‘ nesnažili zjesť celého a naraz,“ apeluje Karol Kvak.
Vhodnou cestou je podľa neho prezentácia reálnych skúseností zákazníkov z praxe, ktorí si prešli týmto procesom – musia sa prezentovať reálne čísla a návratnosť tejto investície, ktorá môže prísť už v horizonte niekoľkých mesiacov. „Musím priznať, že edukácia partnerov a ich presviedčanie je veľmi náročný proces s neistým koncom. Museli sme preto prispôsobiť naše služby a riešenia tak, aby vyžadovali minimálnu potrebu administratívnej práce zo strany zákazníka. Touto cestou sa nám darí zvyšovať počet zákazníkov, s ktorými prebieha určitá forma digitálnej výmeny dát a dokumentov,“ radí.
Prekážka chýbajúcej kompatibility
V rámci čisto logistických procesov je samozrejmá implementácia EDI vo vzťahu poskytovateľa logistických služieb s jeho zákazníkom. Očakáva sa možnosť komplexného riadenia logistických operácií, čo znamená potrebu implementácie celého portfólia EDI správ pre riadenie komplexných logistických procesov. Implementácia týchto procesov je náročnejšia než implementácia štandardných transakčných správ, ako je objednávka, dodací list a faktúra, a to predstavuje určitú prekážku v rýchlom rozšírení EDI v logistických procesoch.
Možno vo všeobecnejšom zmysle povedať, prečo niektorý segment alebo firmy do určitej veľkosti doteraz EDI nevyužívajú? „Môže to byť spôsobené len tým, že ešte nenastal správny čas alebo firma či vertikála vo svojom vývoji ešte nedozrela do potrebného štádia. Ale toto nevnímam ako nejakú brzdu či bariéru, je to jednoducho štandardný vývoj,“ hovorí Štefan Sádovský, generálny riaditeľ spoločnosti Editel SK&CZ. Pri praktickom zavádzaní EDI bývajú nezriedka prekážkou okrem iného nedotiahnuté procesy, absencia štandardizácie či optimalizácia procesov. To možno však podľa Štefana Sádovského chápať aj ako príležitosť, pretože firmy, ktoré dozrejú do fázy, že uvažujú o EDI, digitalizácii a automatizácii, očakávajú obvykle zmenu, ktorá povedie k úsporám alebo vyššej efektivite.
„Ide o postupne prebiehajúci proces, kde sú ešte stále značné rezervy v rozsahu využitia EDI,“ poznamenáva Štefan Sádovský s tým, že napríklad pri obchodných reťazcoch možno z dôvodu urýchlenia procesov v riadených skladoch očakávať v rámci logistiky výraznejšie využitie paletových dodacích listov s kódmi SSCC pre automatický príjem tovaru a rovnako tak masívnejšie rozšírenie elektronického prijímacieho listu.
„Zásadnou prekážkou je tu stále nepripravenosť systémov ERP na prácu s kódmi SSCC a tiež nevyhnutné zmeny celého procesu vychystania dodávky na strane dodávateľa,“ konštatuje. Pre dodávky s menšou frekvenciou a taktiež na preklenutie obdobia implementácie kódov SSCC do ERP je možné vhodne využiť rozšírené funkcie webového riešenia EDI. To umožňuje online rozloženie tovaru na palety vrátane správy číselného radu kódov SSCC aj tlače príslušných paletových štítkov v štandardizovanej podobe.
Zásluhou stále rozšírenejších cloudových služieb je navyše EDI dostupné aj pre menšie a stredne veľké firmy. Typicky ide o EDI, ktoré v dnešnej dobe rieši okrem prenosu elektronických dokladov aj ich ďalšie a komplexnejšie spracovanie. Prípadne sa realizuje rozšírenie o cloudové riešenia WMS, prostredníctvom ktorých je možné skladovú prevádzku efektívne spravovať a riadiť.
Prinášame vám ochutnávku z aktuálneho čísla časopisu Systémy Logistiky 99/2024.
Celý článok, ktorý bol publikovaný v rámci rubriky IT, si môžete prečítať v časopis Systémy Logistiky 99/2024, alebo aj na našej webovej stránke.
