Inventúra zásob je dôležitou, no často podceňovanou súčasťou efektívneho skladového hospodárstva. Moderné technológie a osvedčené postupy však dokážu tento proces nielen výrazne zrýchliť, ale aj zvýšiť jeho presnosť a spoľahlivosť. Správne načasovanie, jasná komunikácia cieľov a motivácia zamestnancov pomáhajú premeniť náročnú inventúru na efektívnu a bezstresovú súčasť prevádzky.
Inventúra skladu si vyžaduje veľa času, dôslednosti a organizačných schopností. Najväčším problémom je vo väčšine prípadov rozsah inventúry, v podobe množstva sortimentu a jeho rôznorodosti. „Jeho správna identifikácia, čo do artiklu či množstevného balenia, prináša výzvu na dôslednosť a dôkladnosť pri samotnom procese inventúry skladu. Následné spracovanie údajov inventarizácie a identifikácie rozdielov aspoň v dvoch skrutíniách pri pevne stanovenom čase tak, aby sa minimalizovali obmedzenia prevádzky, to bývali výzvy minulosti,“ hovorí Ľuboš Paulíni, skladový vedúci spoločnosti Corner SK.
Tento problém je však možné efektívne zvládnuť prostredníctvom zavedenia systémov, ktoré zabezpečujú hladký chod po celý rok. Správnosť postupov inventúry a jej bezproblémový chod sa zabezpečuje nie pred inventúrou, ale počas celého obdobia prevádzky. „Ide najmä o denné kontrolné inventúry, keď systém vyberie podľa tajného algoritmu položky, ktoré sa denne na konci zmeny povinne inventarizujú. Pri tomto procese nie je možné obchádzanie krokov či korektúry údajov. K tomu takzvaná inventúra ad hoc, ktorá zabezpečuje odstránenie prípadného evidenčného nesúladu na dennej báze, aby nedošlo ku kolízii pri objednávkach a logisticky sa nespracúvalo niečo na základe nesprávnych údajov,“ vymenúva. Tieto procesy jednak skrátili čas samotného výkonu inventúry a jednak priniesli minimalizáciu rozdielov po prvom porovnaní fyzického a evidenčného stavu. Z niekoľkodenného procesu inventúry a inventarizácie sa vo výsledku všetky úkony zmestia do jeden a pol pracovnej zmeny.
Aj inventúra môže byť „in“
Karol Kvak zo spoločnosti Dexis sa vo svojej praxi stretol s iným, avšak rovnako významným problémom. „Mojou najväčšou výzvou pri inventúre skladu bol nezáujem zamestnancov skladu o priebeh a výsledok inventúry a zároveň neochota ostatných zamestnancov spoločnosti podieľať sa na jej realizácii. Hoci išlo o dve rozdielne problematiky, ich spoločným prvkom boli ľudia,“ hovorí.
Na prekonanie tohto problému spoločnosť stanovila jasnú zodpovednosť za pridelenú časť skladu konkrétnym zamestnancom. Zodpovednosť zahŕňala napríklad priebežné udržiavanie poriadku v regáloch, efektivitu skladovania na pozíciách, priebežné sledovanie chýbajúceho tovaru atď. Jednotlivé prvky boli kvantifikované do KPI, následne pravidelne sledované a premietnuté do mzdových kritérií zamestnancov naprieč celým skladom ako bonusový systém.
Druhú výzvu, spočívajúcu v neochote zvyšku spoločnosti podieľať sa na inventúre, pomohlo vyriešiť zatraktívnenie inventúry občerstvením, pridruženými aktivitami a zlepšením celkovej atmosféry. „Je preto bežný jav, že počas inventúry hrá v spoločenských priestoroch skupina pozostávajúca zo skladníka a dvoch pridelených pracovníkov stolný futbal s nealko pivom v ruke. Samozrejme, za predpokladu, že realizácia inventúry pridelených zón prebieha podľa plánu. Výsledkom týchto opatrení je, že inventúra už nie je vnímaná ako nepríjemná povinnosť, ale skôr ako prvok tímovej spolupráce a určitá forma teambuildingu,“ motivuje manažér.
Inventúru uľahčí technológia
Zvýšiť rýchlosť, presnosť a celkovú efektivitu inventúry skladu je možné aj vďaka moderným technológiám. Účinne zefektívniť proces možno jednak pomocou softvérových riešení, ako sú skladové systémy WMS, ale aj pomocou hardvérových nástrojov označovania a snímania výrobkov. „Na začiatok sú to technológie označovania tovaru, teda 1D/2D kódy a Radio Frequency Identification (RFID). Ak je tovar dobre označený, tak je jasne identifikovateľný, čím zaručujeme presnosť,“ hovorí Miroslav Blažovský, obchodný manažér spoločnosti Kodys s tým, že ak je cieľom zvýšiť efektivitu inventúry a urýchliť ju, potom je potrebné implementovať technológie, respektíve nástroje, ktoré urýchlia samotnú identifikáciu. „Mobilné terminály nám automatizujú snímanie, ale snímame vždy len jeden výrobok. Pomocou technológie RFID sme však schopní nasnímať viacero výrobkov naraz bez viditeľnosti označenia. Napríklad všetok tovar na jednej pozícii. Je však nutné mať túto technológiu otestovanú tak, aby sa zaručila stopercentná čitateľnosť,“ dodáva.
Zatiaľ čo pomocou hardvérových nástrojov zbierame a vymieňame dáta, tie je následne potrebné analyzovať a vyhodnotiť. Túto fázu zastreší Warehouse Management System (WMS), systém ktorý riadi a sleduje tok tovaru v sklade v reálnom čase. Pomocou WMS môžeme vykonať čiastočnú inventúru na vybranej pozícii, v zóne, alebo celkovú v celom sklade. Získané dáta následne systém dokáže porovnať, vyhodnotiť, dohľadať a rozdiely poslať do ERP. „Dobre označený sklad nám práve zvyšuje presnosť a rýchlosť inventúry. Pozície, ktoré sú jednoznačne označené a organizované vo WMS pomocou mapy skladu, nesú informácie, čo sa na nich nachádza. Pri inventúre vieme, kde v sklade sme, a potom pomocou AutoID zisťujeme aktuálny stav, čo znamená presnú a rýchlu evidenciu,“ dodáva Miroslav Blažovský.
Každý krok smerom k digitalizácii dátovej výmeny je krokom k vyššej efektívnosti a spoľahlivosti, pripomína Václav Kulhánek, softvérový architekt spoločnosti Grit. „Prevedenie inventúry do plne digitálnej podoby s elimináciou papiera, a to aj v PDF podobe v elektronickom zariadení, má potenciál zvýšiť efektivitu inventúry skladu. Digitálna stopa každého produktu umožňuje efektívne dohľadávanie diferencií naprieč celým životným cyklom produktu v sklade od jeho naskladnenia po jeho výdaj. Vďaka tomu je možné ľahšie identifikovať prípadné rozdiely,“ vysvetľuje a dodáva, že pri spracovaní dokladov v digitálnej podobe dochádza k oveľa väčšej presnosti a je menšia pravdepodobnosť zapísania chybných údajov. Navyše, v digitálnej podobe je možné efektívne filtrovať a dohľadávať.
Úspech tkvie v načasovaní
Správny čas na inventúru zásob závisí od konkrétnych podmienok a potrieb skladu, no odborníci sa zhodujú v tom, že jej načasovanie by malo byť čo najviac integrované do bežného chodu prevádzky, aby nebola zdrojom zbytočného stresu a narušenia efektivity. Spoločnosť Dexis dodáva výrobným podnikom výdajné automaty ochranných pomôcok. Funguje na princípe konsignačných skladov a mení proces inventúry takmer na rutinu. „V našej spoločnosti sme spracovali v roku 2025 spolu 109 inventúr a tento počet každý rok rastie. Začíname od januára konsignačnými skladmi u zákazníkov a kolobeh uzatvárame veľkou inventúrou centrálneho skladu,“ priblížil.
Najvhodnejším obdobím na inventúru centrálneho skladu je podľa neho posledný júlový týždeň, keď má väčšina zákazníkov celozávodnú dovolenku. „V minulosti sme hlavnú inventúru realizovali počas vianočných sviatkov. Pred niekoľkými rokmi sme však pristúpili k zmene termínu. Hlavný dôvod bola ľudskosť. Vianoce sú pre nás čas, ktorý chceme venovať svojim rodinám a blízkym,“ vysvetľuje a dodáva, že samotná inventúra je iba čerešnička na torte. Dôležitá je najmä jej príprava, na ktorú pri zvýšených logistických povinnostiach počas štvrtého kvartálu roka nie je dostatočný časový priestor.
Aby bolo možné sa na stav zásob spoľahnúť, je rozumné nespoliehať sa len na jednorazový rozsiahly odpočet. Priebežný prehľad zlepšuje ad hoc kontrola jednotlivých položiek počas celého roka. „Domnievam sa, že inventúra by nemala byť niečím výnimočným, čo vzbudzuje obavy a strach z rozdielov, ale prirodzenou súčasťou procesov na dennej báze. Práve pri kontrolnej dennej inventúre sa často príde na problém ešte v momente, keď je malým problémom, a riešenie tak nie je úmorným procesom dohľadávania chýb,“ navrhuje Ľuboš Paulíni. Pred začiatkom každoročnej veľkej inventúry je podľa neho dôležité nezabúdať na podrobné oboznámenie zamestnancov s postupom a cieľmi. „Samotný príkaz na vykonanie prichádza pred letom, s presnými termínmi v jednotlivých prevádzkach, aby zamestnanci počítali s výkonom týchto úkonov v konkrétne dni. Aj keď rozsah v podobe skoro dvadsiatich strán interného príkazu je značný, samotný príkaz obsahuje prehľadné tabuľky úkonov, rozdelenia zamestnancov a rozvrhovaného času tak, aby sa údaje dali rýchlo a jednoducho nájsť a zrozumiteľne pochopiť,“ priblížil. Pred samotným výkonom v deň inventúry je potom skôr potrebné iba apelovanie na dôslednosť, samotný proces je už veľmi rýchly a vďaka automatizácii aj zabezpečuje presnosť zbieraných údajov.
Na zázrak treba ešte počkať
Inventúra je v mnohých ohľadoch zdĺhavý a vyčerpávajúci proces a bolo by skvelé, keby ho technologická automatizácia dokázala nahradiť úplne. Experti sa však zhodujú, že akokoľvek vytúžený je tento cieľ, zatiaľ sa na horizonte jeho obrysy nečrtajú. „Máme nástroje na jej zefektívnenie, ako je robotizácia, NFC, 2D kódy alebo napríklad váhy priamo na pozíciách s tovarom, ale každý sklad určitú formu inventúry jednoducho potrebuje, pretože z dlhodobého hľadiska je to najdôveryhodnejší spôsob prehľadu o sklade,“ konštatuje Václav Kulhánek.
Ak by bol celý skladovací proces výlučne v robotických rukách, možno by sa dalo o eliminácii fyzickej inventúry uvažovať. Kým však tovar v procese skladovania prechádza aj živými rukami, je nevyhnutné počítať aj s možnosťou ľudskej omylnosti. „Ak nasnímam pozíciu, na ktorú mám naskladniť tovar, ale tovar uložím na pozíciu vedľa. Alebo nasnímam tovar pri vyskladnení, ale zoberiem iný. Takto vzniká diferencia a tú zistíme až v nasledujúcich procesoch v operatíve, pretože WMS eviduje zásobu, ale v realite máme niečo navyše, respektíve nám niečo chýba,“ vysvetľuje Miroslav Blažovský. Technologická evolúcia však podľa neho smeruje práve k automatizácii a autonómnosti. „Začína sa to označením tovaru a implementáciou RFID, následne IIoT (Industrial Internet of Things) – inteligentné zariadenia a senzoriky, ktoré automatizovane a samostatne zbierajú a vyhodnocujú dáta v čase. Ak sú logistické procesy zastrešené systémovými riešeniami s dodržiavanou operačnou metodikou, potom aj evolúcia snímania pomocou robotiky a dronov zefektívni proces inventúry v budúcnosti,“ predpovedá expert.
„Inventúra by mala byť umožnená jednak priebežne, ad hoc, keď sa nesúlad vzniknutý chybami zamestnancov pri logistických pohyboch zosúladí s evidenčným stavom. Často sa stáva, že až následne sa identifikuje problém prípadnej zámeny či nesprávneho príjmu alebo vydania danej evidenčnej položky. Ale dôležité je, aby sa ihneď vykonala oprava evidenčného stavu.“
Ľuboš Paulíni, vedúci skladu Corner SK
„Je bežný jav, že počas inventúry hrá v spoločenských priestoroch skupina pozostávajúca zo skladníka a dvoch pridelených pracovníkov stolný futbal s nealko pivom v ruke. Samozrejme, za predpokladu, že realizácia inventúry pridelených zón prebieha podľa plánu. Výsledkom je, že inventúra je vnímaná ako určitá forma teambuildingu, pričom zároveň spĺňa svoj účel.“
Karol Kvak, riaditeľ nákupu a logistiky Dexis Slovakia
„Dobré označený sklad nám práve zvyšuje presnosť a rýchlosť inventúry. Pozície, ktoré sú jednoznačne označené a organizované vo WMS pomocou mapy skladu, nesú informácie, čo sa na nich nachádza. Pri inventúre vieme, kde v sklade sme, a potom pomocou AutoID zisťujeme aktuálny stav, čo znamená presnú a rýchlu evidenciu.“
Miroslav Blažovský, obchodný manažér pre WMS Kodys Slovensko
Prinášame vám ochutnávku z aktuálneho čísla časopisu Systémy Logistiky 104/2025.
Celý článok, ktorý bol publikovaný v rámci rubriky Manažment, si môžete prečítať v časopis Systémy Logistiky 104/2025, alebo aj na našej webovej stránke.
