Najväčší hráči e-commerce využívajú digitalizáciu dokladov
Forbes zverejnil výber 22 českých e-commerce spoločností, ktoré sú na trhu najsilnejšie – finančne aj z pohľadu zákazníkov. Tieto úspešné maloobchodné e-shopy spracovávajú tisíce dokladov mesačne. V rôznych fázach svojho rastu si väčšina z nich uvedomila, že nemôže donekonečna naberať nových účtovníkov na ručné spracovávanie objednávok, dodacích listov a faktúr. S udržaním poriadku im pomohla automatizácia.
Automatizácia dokladov sa do českej e-commerce dostala v rokoch 2014–2015. Odvtedy sa pre veľké e-shopy stáva štandardom. Väčšina firiem, ktoré Forbes zaradil do rebríčka najúspešnejších slovenských e-commerce hráčov, sú e-shopy odoberajúce tovar od stoviek dodávateľov.
Aby nemuseli elektronické doklady ručne kontrolovať, alebo dokonca tlačiť a znovu skenovať, využívajú systémy, ktoré z dokladov automaticky načítajú údaje. Vôbec najrozšírenejším systémom pre komunikáciu v odberateľsko-dodávateľskom reťazci je EDI – elektronická výmena dát. Vďaka nie je si firmy automaticky vymieňajú objednávky, faktúry, dodacie listy, cenníky, katalógy tovaru, logistické doklady a ďalšie.
EDI je štandardizovaný formát, čo spoločnostiam uľahčuje aj expanziu do zahraničia. Môže slúžiť aj na digitálnu archiváciu dokumentov, ktorá zodpovedá legislatíve. Veľkým e-shopom s vlastným skladom uľahčujú prácu aj skladové systémy (WMS – warehouse management system). Tie pomáhajú na niekoľkých úrovniach – navedú skladníkov najkratšou cestou k tovaru z objednávok, zrýchlia naskladňovanie tovaru podľa zvolenej stratégie a po napojení na e-shop automatizujú prenos dokladov medzi e-shopom a skladom.
Motivácia na začatie digitalizácie je väčšinou finančná. Firmy ušetria niekoľko pracovných miest a zbavia sa chýb spôsobených ľudskou nepozornosťou. Na rovinu to priznal aj prevádzkový riaditeľ on-line lekárne Pilulka Michal Hanáček: „Nechceli sme strácať čas administratívou, ktorú je možné jednoducho automatizovať. EDI veľa rutinnej práce okolo objednávok, faktúr alebo príjmu tovaru robí automaticky a len za rok 2020 sme vďaka tomu ušetrili vysoké milióny korún.“
Veľkí českí odberatelia Alza, Datart, Lekáreň.sk, Pilulka, Rohlík alebo Spokojný pes už niekoľko rokov na výmenu dokumentov využívajú Orion EDI od českej firmy Grit. Tá im pomáha aj s oslovovaním a zapájaním nových dodávateľov do projektu.
