Spoločnosť GFI Software, dodávateľ riešení bezpečnosti v podnikových sieťach, predpokladá, že striktné regulačné požiadavky a ďalší nárast elektronickej komunikácie zvýši v roku 2020 nároky na archiváciu firemných e-mailov. Tohto roku by malo byť podľa spoločnosti Statista zaslaných a prijatých globálne viac ako 300 miliárd e-mailov každý deň, z čoho zhruba 130 miliárd tvorí obchodná elektronická pošta. Každoročne sa počet firemných e-mailov zvýši o cca 3 %.
Nutnosť archivovať firemnú elektronickú poštu požadujú napríklad v USA všeobecné zákony typu Sarbanes-Oxley plus nariadenia zamerané špecificky na odvetvie, ako napríklad HIPAA v zdravotníctve. Na Slovensku má každá firma povinnosť mať plnú kontrolu nad zmazanými a archivovanými e-mailami vďaka európskemu nariadeniu GDPR. Ďalšie povinnosti vyplývajú z lokálnych požiadaviek na uchovávanie finančných a účtovných dokumentov. Vzhľadom na to, že užívatelia v rade hlavne SMB (malých a stredných) firiem často nechávajú dôležité dokumenty iba vo forme e-mailových príloh, je dôležité obchodnú elektronickú poštu spoľahlivo archivovať.
Aké parametre je potrebné pri výbere riešení zvažovať? Po prvé ide o užívateľskú prívetivosť – účelom archivačného riešenia je spoľahlivo uložiť e-maily a rýchlo ich nájsť a zobraziť na PC aj v mobilných zariadeniach bez nutnosti podpory IT oddelenia; po druhé, prepojenie s viacerými poštovými servermi – nárast elektronickej komunikácie znamená, že stále viac organizácií potrebuje dva a viac poštových serverov a kompatibilitu s viacerými e-mailovými klientmi. Po tretie sa jedná o off-line prístup na archivačný server – v prípade výpadku poštového systému či konektivity by užívatelia mali mať stále prístup k histórii svojich emailov s cieľom zachovať obchodnú kontinuitu. Po štvrté treba myslieť i na efektívne celkové náklady – riešenie má zvýšiť efektivitu formou nižších nákladov na ukladací priestor, vyššej produktivity užívateľov a minimalizácie rizík vyplývajúcich zo straty dôležitých e-mailov. A napokon po piate, treba dodržať regulačné nariadenia – s využitím automatizovanej archivácie, kontroly nad uloženými dátami a záznamu logov udalostí pre splnenie prípadných auditných požiadaviek.
„Aj priemerná SMB spoločnosť dnes denne generuje desiatky až stovky megabytov nových e-mailov, ktoré zapĺňajú a spomaľujú ich poštovné servery,“ hovorí Zdeněk Bínek, zodpovedný za predaj GFI Software v ČR a na Slovensku. Oddelené archivačné riešenie typu GFI Archiver uľahčuje e-mailovej prevádzke a poskytuje významné výhody vyššej pracovnej produktivity a schopnosti dostať stále náročnejším regulačným požiadavkám. Navyše umožňuje IT administrátorom archivovať, ukladať a vyhľadávať internú aj externú elektronickú poštu, súborové prílohy a dáta z kalendárov v jednom centrálnom, zabezpečenom úložisku.
