E-SHOPY: EDI zabezpečuje presné informácie, šetrí čas a znižuje chybovosť

Vo svete e-commerce, ktoré v poslednej dobe rýchlym tempom rástlo aj vďaka pandémie, sú rýchlosť a presnosť veľmi kľúčové. Aj preto je využívanie EDI viac než dôležité. Vďaka EDI totiž dokážu e-shopy automaticky a rýchle vybaviť obrovské množstvo dokladov s neuveriteľným množstvom položiek.

Medzi hlavnými výhodami využívania EDI patrí najmä rýchlosť výmeny dokladov a ich spracovanie, jednotná štruktúra správ pre všetkých dodávateľov, respektíve užívateľov. Podobne nie sú zanedbateľné ani úspory za skladovanie archívu papierových dokumentov. Vedia o tom svoje aj v spoločnosti Alza, ktorá taktiež využíva EDI.

RÝCHLA AKCEPTÁCIA FAKTÚR

Druhým rokom aj vďaka EDI ponúka spoločnosť Alza svojim dodávateľom možnosť využitia služby Alza Invoice Financing. Pomocou rýchlej akceptácie faktúr tak umožní firma svojim partnerom vylepšiť ich cash flow prostredníctvom platobnej platformy. „Zameriavame sa teraz takisto na využití EDI pre všetky typy dokladov, ktoré spolupráca s našimi dodávateľmi prináša. Skôr sme tak totiž riešili hlavne kľúčové doklady. Chceme z EDI správ vyťažiť a využiť maximum informácií, ktoré môžu sprostredkovať,“ hovorí Monika Ježková, accounting manager Alza.cz s tým, že EDI využívajú už niekoľko rokov a ich skúsenosti sú pozitívne. Niekedy je podľa nej ťažké presvedčiť k využitiu EDI obchodného partnera, ale pokiaľ je potom komunikácia s dodávateľom správne nastavená a spracovanie dokladov prebehne automaticky, sú spokojné obe strany.

Výhodami EDI sú: rýchlosť akceptácie dokladov, možnosť využitia služby Alza Invoice Financing, eliminácia strát dokladov a následného riešenia formou upomienok, úspora administratívy i nákladov na archiváciu. „Vývoj by mal sledovať trendy v e-commerce, to napríklad znamená prispôsobiť sa aj potrebám menších dodávateľov, ktoré dnes veľké e-shopy zapojujú do tzv. marketplace konceptu. Napojenie na platobnú platformy sa stáva samozrejmosťou a sledujeme aj záujem o využitie typov správ, ktoré doposiaľ boli skôr ojedinelé – potvrdenie objednávky, správa o stavu objednávky.“

LOGISTIKA DÔLEŽITÝM FAKTOROM

Podobne ako v klasickom retailu, tak aj v e-commerce pomáha EDI s automatizáciou dodávateľsko-odberateľského reťazca na úrovni manuálnych operácií s dokladmi a komunikáciou s nimi spojenou. V online obchode je často prvým iniciátorom zavedenia EDI v spoločnosti logistika, a to pre zrýchlenie príjmu tovaru od dodávateľov. Ako dodáva David Reichel, Business Developmen Manager spoločnosti GRiT, rýchle dodanie tovaru spotrebiteľom je na trhu brané už ako samozrejmosť, pretože procesy expedície tovaru a rýchla obsluha koncového zákazníka sú pre e-commerce kľúčové.

„Slabým článkom ale býva príjem tovaru od dodávateľa, kde sú často rezervy. A je logické, že čím rýchlejšie je tovaru prijatý a evidovaný v systéme, tým rýchlejšie je možné ho ponúknuť ako dostupné na e-shope. A tu je EDI veľká pomoc. Vďaka previazaniu všetkých procesov v EDI dochádza k zlepšeniu ďalších procesov. Nestrácajú sa objednávky, sú dostupné rýchle informácie. A keď vynecháme oblasť nákupu a logistiky, tak EDI pomôže takisto back offi ce vďaka možnosti automaticky spracovávať a likvidovať EDI faktúry, obmedziť benefity a podobne. Prínosy sa teda nijak neodlišujú od dôvodov, prečo je EDI tak rozšírené a obľúbené v retailu,“ vysvetľuje David Reichel s tým,
že EDI predstavuje najmä úsporu ľudskej práce vďaka zjednoteniu, zrýchleniu a automatizácii firemných procesov.

Na e-commerce trhu sú tieto výhody platné, lebo s pomocou EDI je možné škálovať tieto procesy a zvládať tak rýchly rast či sezónne výkyvy. Navyše netreba najať ďalších zamestnancov, pokiaľ sa naraz skokovo zvýši objem administratívy spojený s väčšou obrátkou tovaru alebo, keď sa spoločnosť rozhodne výrazne rozšíriť svoj sortiment.

TRENDY A BUDÚCNOST

K najvýraznejším trendom posledných rokov patrí predovšetkým to, že už dávno nejde len o EDI. Ultimátny cieľ spoločností je podľa Davida Reichela digitalizovať komunikáciu s dodávateľmi na 100%. Pre nákup tovaru je etablovaným riešením EDI, a to na úrovni všetkých prepojených procesov. „Sú však oblasti, kde EDI doposiaľ využívané nebolo, či už z dôvodu, že dodávatelia boli na EDI malí alebo šlo
o nákup služieb, kde EDI nemusí byť úplne vhodným riešením. Tu je potreba využitie ďalších nástrojov, ako je vyťažovanie faktúr s využitím strojového učenia, OCR, PDF2EDI a vďaka tomu získať výhody takmer zrovnateľné s EDI. A tu vidíme veľký záujem o jedno riešenie, kedy firmy už často nehľadajú EDI, ale chcú vyriešiť elektronizáciu a automatizáciu firemných procesov. Sú potom často prekvapení, že môžu mať jediné riešenie, ktoré im to zaistí.

Všetky prijaté faktúry môžu mať elektronicky. Tie za nákup tovaru ideálne spracovať cez EDI, bez chýb a s minimálnym zásahom obsluhy, lebo celý proces od nákupu po príjem je automatizovaný. Režijné faktúry, ktoré prídu povedzme ako PDF, zas je dobré vyťažiť s pomocou strojového učenia, schváliť v elektronickom workflow alebo automaticky spárovať s objednávkou. Obsluha rieši len rozdiele, na ktoré systém upozorní. To je niečo, čo môže mnohým firmám znieť ako hudba budúcnosti, ale takéto riešenie dnes ponúkame a spokojní zákazníci ich
už využívajú.“

Aktuálny trend je v zavedení EDI u ďalších e-commerce spoločností, ktoré nasledujú TOP hráčov. Vedľa toho tí, ktorí už EDI zaviedli, zefektívňujú ďalšie procesy, čo znamená rozširovanie ďalších EDI správ ako v bežnom retailu. Vznikajú nové formáty predaja a spolupráce (marketplace, dropshipment), ktoré kladú vyššie a vyššie nároky na prepojenie obchodných partnerov a zdieľanie dát.

„Dlhodobo je snaha o štandardizáciu kmeňových master dát, ktorá by boli prínosom pre všetkých a ešte viac by procesy spresnila a skvalitnila, ale požiadavky a nároky v e-commerce sú mnohom vyššie. Predsa veríme, že v nejakej forme, ktorá pomôže zvýšiť kvalitu dát, sa
presadí. Okrem zmienených nových nástrojov, ktoré pomáhajú s digitalizáciou dokladov nad rámec EDI, pribúdajú stále nové nástroje, ktoré
majú presah i do ďalších procesov, napríklad pri vybavení financovania,“ dodáva David Reichel.

Prinášame vám úryvok z rubriky E-SHOPY z časopisu Systémy Logistiky SK 87/2021. Je to ochutnávka originálneho obsahu, ktorý nájdete každý štvrťrok v luxusnej tlačenej podobe.

Nechodí vám časopis? Registrujte sa k odberu a nezmeškajte žiadne vydanie

Predplatné časopisu je ZADARMO pre odberateľov a užívateľov logistických služieb.