Muziker ušetrí elektronickou výmenou dokladov desiatky hodín práce
Internetový obchod s voľnočasovým tovarom Muziker je ďalší veľký e-shop, ktorý nasleduje trend automatizácie a znižovania prevádzkových nákladov. Prešiel na elektronickú výmenu dokladov (EDI), pomocou ktorej si s veľkými dodávateľmi vymieňa objednávky, dodacie listy alebo faktúry.
EDI slúži na výmenu dokladov medzi obchodnými partnermi bez nutnosti ručného prepisovania dát do informačných systémov. Štandardom je najmä medzi supermarketmi alebo veľkými obchodnými reťazcami z rýchloobrátkového segmentu, v posledných rokoch však preniká aj medzi e-shopy. Nasadenie EDI v Muzikeri zvažovali niekoľko rokov. Zlom nakoniec prišiel zvonku, keď ich k zavedeniu prinútil nový veľký dodávateľ z Nemecka.
„Snažíme sa digitalizovať a automatizovať všetky opakujúce sa procesy, ktoré sa dajú delegovať na stroje. Vedeli sme, že zavedenie EDI bude nevyhnutný krok, ak chceme naďalej rásť. Požiadavka od nemeckého dodávateľa nás k tomu finálne postrčila,“ vysvetľuje Izabela Prokopiusová, Purchase Team Leader v Muzikeri.
Na EDI prešli v Muzikeri v roku 2021 a odvtedy doň zapájajú aj svojich českých a slovenských dodávateľov. Aby totiž automatická výmena dokladov mohla fungovať, musia riešenie zaviesť obe strany. „Pre firmy je kľúčové, aby sa cez EDI prepojili najprv s dodávateľmi, s ktorými si vymenia najväčšie množstvo dokladov. Čím viac dokladov cez EDI spracujú, tým viac času a peňazí ušetria,“ hovorí David Reichel, Solution Architect z firmy Grit, ktorá vyvíja EDI riešenie Orion.
„Za dva roky sme do EDI komunikácie zapojili 37 z našich 350 lokálnych dodávateľov. To sa môže zdať málo, ale už teraz vďaka tomu šetríme zhruba 80 hodín práce mesačne. Napríklad pri prijatých faktúrach spracujeme cez EDI pätinu. Teraz chceme zapájať našich veľkých zahraničných dodávateľov. Akonáhle bude hotovo, ušetrí nám to niekoľko pracovných úväzkov,“ hovorí I. Prokopiusová.
Automatizácia toku dokladov je podľa D. Reichela jedna z najčastejších ciest, ako firmy začínajú s digitalizáciou. „V roku 2022 sme urobili prieskum medzi stovkami českých firiem a 60 % nám potvrdilo, že rovnako ako Muziker začínali digitalizáciou nákupného procesu. Teda elektronickou evidenciou a automatickým spracovaním dokladov, ako sú objednávky, dodacie listy alebo faktúry,“ hovorí.
V Muzikeri chcú s automatizáciou naďalej pokračovať: „Výhľadovo chceme automatizovať celý objednávkový proces a cenotvorbu tak, aby prebiehali bez zásahu ľudskej ruky. EDI vnímame ako dôležitý krok na ceste k tomuto cieľu,“ zhrnula I. Prokopiusová.
