Množstvo nástrojov zredukovali na cloudové riešenie. DPD SK riadi financie kompletne v SAP
Spoločnosť DPD SK je prvou slovenskou firmou, ktorá úspešne dokončila prechod na SAP S/4HANA Cloud. Hoci ešte nedávno na Slovensku patrila k tým menším lokálnym pobočkám, nielen vďaka pandémii covidu-19 zaznamenala skokový rast. To so sebou prinieslo aj neudržateľný nárast počtu softvérových nástrojov a potrebu prechodu na ľahšie škálovateľnú enterprise architektúru, ktorá zaistí prenos informácií cez celú firmu a umožňuje napojenie na externé systémy.
DPD SK stále využíva množstvo špecializovaných riešení, ako je napríklad systém pre účtovníctvo a controlling, ktorý spracováva mesačne účtovné doklady k státisícom zásielok. Migráciu vykonala spoločnosť Consulting Company Novasoft, ktorá je súčasťou technologickej a konzultačnej skupiny BiQ Group.
„Zmenu inicioval samotný manažment firmy, ktorý si uvedomoval potrebu efektívnejšieho systému, ktorý ponúkne všetky funkcie podľa potrieb zamestnancov. Rovnako sme vedeli, že doteraz využívaný systém sa pre dlhodobo udržateľný rozvoj nehodí. Spočítali sme si preto potrebnú investíciu, prínosy a návratnosť projektu, čo nás doviedlo k riešeniu SAP S/4HANA Cloud, ktoré naše potreby pokryje. Rozhodne padol aj známy mýtus, že migrácia do cloudu je nákladný projekt na niekoľko rokov. Naopak, aj vďaka intenzívnej spolupráci s expertmi z Consulting Company Novasoft sa nám podarilo spustiť nový systém podľa plánu,“ hovorí Marína Kunská, financial director DPD SK.
Na projektoch takého rozsahu je kľúčové kvalitné projektové riadenie a rýchla adopcia – čím skôr sa klient prispôsobí štandardu, ktorý prijme za svoje, tým lepšie to bude fungovať. Zároveň je však potrebné také zmeny podporiť change manažmentom, najmä výberom správnych ľudí, ktorí dokážu validovať zmeny, procesy, ale aj distribúciu informácií. „O to viac ma teší, že DPD SK patrí medzi tie osvietené spoločnosti, ktoré dokážu zmenu riadiť a dotiahnuť. Vďaka tomu sme dokázali bez väčších problémov spustiť celý produkt naraz,“ opisuje Michal Korf, COO BiQ Group.
Jedno oddelenie, jeden nosný nástroj
Jedným z problémov, s ktorým sa rastúce spoločnosti stretávajú, je nástrojová roztrieštenosť. Jednotlivé oddelenia síce majú zavedený softvér zodpovedajúci ich potrebám, ale nemajú jeden zdroj pravdy, ktorý by dáta naprieč firmou prepájal. V DPD SK preto nastavili plány, ktoré produkty chcú využívať, respektíve ktoré procesy chcú do SAPu ďalej presunúť. Ide napríklad o systémy vystavovania faktúr alebo spracovania dobierok, pričom spoločnosť eviduje 60 % balíkov práve na dobierku. Tento trend by potom mal prechádzať naprieč firmou.
Čistenie dát zabralo štyri mesiace
Čistenie dát bolo jednou z najnáročnejších aktivít celého projektu. Typicky išlo o dáta o produktoch, ktoré sa časom menia, takže ich bolo treba správne štandardizovať a migrovať. Druhú podstatnú časť tvorilo riadenie zmien, konfigurácia a prijatie produktu naprieč firmou – od financií až po marketing. „To je obrovská výhoda štandardizovaných riešení – sú vyladené podľa skúseností tisícov firiem v danom odvetví, umožňujú rýchle nasadenie a prinášajú okamžitú pridanú hodnotu. Navyše verejný cloud ako taký šetrí nielen čas, ale aj peniaze zákazníkov v porovnaní s tým, keby chceli súkromné riešenie,“ vysvetľuje Martin Ferenec, generálny riaditeľ SAP Slovensko.
Práve osvojenie nového systému hralo kľúčovú úlohu. Medzi prvé viditeľné výsledky sa zaraďovala napríklad kvalita reportov, kedy nový systém má k dispozícii aktuálne dáta, umožňuje sledovanie čísel, vývoja a trendov. To bol zásadný rozdiel oproti pôvodnému systému, ktorý mal v tomto ohľade mesačné oneskorenie a neumožňoval rýchlejšie reakcie na problémové situácie. „Možnosť pracovať s dátami v reálnom čase je obrovským benefitom SAP S/4HANA. Nielen rýchlosť, ale aj efektivita práce napríklad pri pravidelných mesačných uzávierkach dramaticky stúpla,“ dopĺňa Martin Ferenec.
„DPD SK jasne ukazuje, ako sa môže lokálna pobočka, ktorá je súčasťou medzinárodnej skupiny, skokovo rozrásť. Pôvodnú on-premise infraštruktúru, v ktorej sa medzigeneračne zhromaždilo množstvo nástrojov, už nebolo možné kvôli vzrastajúcej komplexite a nákladom efektívne rozvíjať. Vznikla teda prirodzená potreba ich obmeny. V DPD SK mali od začiatku jasno, že budú nasledovať trend jedno riešenie – jeden dodávateľ. Od začiatku sme sa tak mohli sústrediť na samotnú implementáciu a naplnenie stanovených cieľov,“ uzatvára Radim Trávníček, Sap Cloud solution architect v Consulting Company Novasoft.
