Povedomie o benefitoch štandardizovanej elektronickej výmeny dát (EDI) medzi odberateľom a dodávateľom je z roka na rok lepšie. Digitálna výmena objednávok či faktúr už nie je len doménou veľkých firiem. Mnohí používatelia však kĺžu po povrchu. Využívanie plného potenciálu elektronickej komunikácie a implementácia väčšieho počtu typov správ pritom môžu významne zefektívniť tovarový tok.
Vývoj smeruje k stále intenzívnejšiemu uplatneniu EDI komunikácie v dodávateľskom reťazci, a to v rôznych segmentoch. „Napríklad v oblasti FMCG sa využitie EDI nesústredí iba na vzťah obchodník a jeho dodávatelia, ale dodávatelia sa snažia rozšíriť využitie EDI aj na stranu svojich dodávateľov surovín, obalových materiálov a ďalších komponentov na výrobu. V rámci komunikácia s týmito dodávateľmi je tiež snaha o využitie EDI správ na riadenie dodávok na výrobu,“ vysvetľuje Milan Mikula, solution manager v spoločnosti Editel a dodáva, že ďalšie správy ako dodací list alebo faktúra sú potom obdobné ako v FMCG svete, ale dochádza k otočeniu rolí, kedy sa výrobca stáva príjemcom týchto správ.
Stabilný trojlístok správ
Komunikácia prostredníctvom elektronickej výmeny dát je rozšírená v segmentoch s vysokou obrátkou tovarov. Udržať prehľad v objednávkach s vysokou frekvenciou a veľkým počtom položiek pomáha už základný balík správ ORDERS (objednávka), DESADV (avízo o odoslaní objednávky) a INVOIC (faktúra). Komunikácia prostredníctvom elektronickej výmeny dát je vlastná aj veľkoobchodnému reťazcu Metro Slovakia. Ako potvrdzuje jeho manažér logistiky Juraj Rimeš, základom komunikácie sú práve spomínané tri správy. „Pre komunikáciu s dodávateľmi Metro Slovakia využíva typy správ ORDERS, DESADV, INVOIC a RECADV. Najvyužívanejšie sú objednávky a faktúry, kde dosahujeme penetráciu temer sto percent,“ hovorí.
Firmy, ktoré digitalizujú, volia tento štandard často z dôvodu, že tieto správy pokrývajú frekventované toky informácií s obchodnými partnermi a sú na trhu ako jediné naozaj plošne rozšírené. „Vďaka tomu je možné veľmi rýchlo EDI komunikáciu nastaviť aj s obchodnými partnermi, ktorí tento štandard doteraz nevyužívajú,“ vysvetľuje David Reichel, solution architect v spoločnosti GRiT. Efektívnou implementáciou EDI tak firma môže v krátkom čase automatizovať proces objednávania, príjmu tovaru i spracovania tovarových faktúr s veľkým počtom dodávateľov.
Široké možnosti komunikácie
Okrem základného „trojlístka“ firmy postupne implementujú aj ďalšie správy. Prvou skupinou sú potvrdzovacie správy, ktoré umožňujú automatizovane riešiť rozdiely nielen v dokladoch, ale aj v samotných obchodných prípadoch. „Do druhej skupiny môžeme zahrnúť ostatné správy, pokrývajúce ďalšie procesy. Niektoré z nich sú tiež na vzostupe, hoci ich penetrácia logicky nedosahuje takú úroveň ako správy spomínaného trojlístka. Ak by sme sa obzreli o dvadsať rokov späť, tak tiež skoro nikto nepoužíval správu DESADV a trvalo niekoľko rokov, kým sa rozšírila na existujúcu úroveň,“ pripomína David Reichel.
Pri správach ORDERS, DESADV a INVOIC sú procesy veľmi podobné a je efektívne využiť existujúce osvedčené postupy pri implementácii týchto správ, pretože sú na ne pripravení ako dodávatelia, tak informačné systémy. Pri mnohých ostatných procesoch sa prínosy zavedenia zodpovedajúcej EDI správy môžu výrazne líšiť v závislosti od povahy podnikania, interných procesov alebo používaných informačných systémov konkrétnej firmy.
„V tomto kontexte nie je prekvapením, že pre niekoho je dôležitejšie potvrdzovanie objednávok správou ORDRSP a pre iného automatizácia dobropisov, poslaných k reklamáciám alebo vratkám, a zavádza správu RETANN. Firmy potom často majú potrebu do požiadaviek na tieto správy premietať svoje ďalšie individuálne alebo príliš zložité požiadavky či potreby, čo vnímam ako ďalšiu z príčin menšieho rozšírenia podobných správ. Atypické alebo príliš náročné požiadavky totiž môžu spôsobiť, že správu adaptuje málo dodávateľov. A nízka penetrácia správy potom vedie k tomu, že jej implementácia nie je taká atraktívna pre ďalších odberateľov,“ dodáva David Reichel.
Napríklad v e-commerce je častá potreba zdieľať skladové zásoby alebo posielať cenníky (INVPRT, PRICAT). V poslednej dobe sa častejšie skloňuje aj správa REMADV, vhodná pri súhrnných platbách viacerých faktúr naraz. Aktuálnym trendom je tiež dopĺňanie základného balíčka správ o správy, ktoré pomáhajú s plánovaním. Sem patrí DELFOR (plán dodávok), INVRPT (stav zásob) alebo SLSRPT (prehľad predajov).
„Ak by sme sa pozreli na logistiku, tak popri spomínanej správe DESADV a súvisiacom avíze príjmu RECADV na medzinárodnej úrovni u klientov často implementujeme aj správy ako INSDES, HANMOV, INVRPT a ďalšie. Spoločným menovateľom týchto správ je, že vhodnosť ich využitia a efektivita zavedenia sú individuálne a posudzujú sa v rámci projektov s konkrétnym zákazníkom. A tu je aj odpoveď na to, prečo sú niektoré EDI správy rozšírené plošne a prečo iné nie,“ konštatuje David Reichel.
Elektronizácia urýchľuje procesy
Zavedenie elektronickej výmeny dát teda nie je len o náhrade papierového dokladu jeho digitálnym originálom, ale aj o zrýchlení príjmu tovaru. Napriek tejto perspektíve zatiaľ firmy pristupujú k jej rozšíreniu postupne. Spoločnosť Lidl Slovenská republika využíva elektronickú výmenu dokladov predovšetkým v oblasti príjmu tovaru.
„Pri dodržaní všetkých procesov, ktoré predchádzajú stiahnutiu objednávky pri príjme tovaru, dokáže EDI objednávka naozaj šetriť čas zamestnancom skladu,“ konštatuje Peter Ištok, vedúci príjmu tovaru v Logistickom centre Záborské. Ak je EDI objednávka úplná a korektná, je pre zamestnanca príjmu tovaru práca omnoho jednoduchšia. „Naopak, pri klasickej objednávke musí zamestnanec príjmu tovaru manuálne vypisovať údaje, ako sú číslo dodacieho listu, dodané množstvá a podobne. Tieto údaje musí zamestnanec zdĺhavo vyhľadávať v dodacích listoch, čo pri rôznorodosti dodacích listov nie je ľahké,“ vysvetľuje P. Ištok. Úspora času zamestnancov príjmu tovaru pracujúcich s dodacími listami je významná a dosahuje úroveň až 40 percent.
Možno vo všeobecnejšom zmysle povedať, prečo niektorý segment alebo firmy do určitej veľkosti doteraz EDI nevyužívajú? „Jedná sa o priebežne prebiehajúci proces, kde sú stále ešte značné rezervy v rozsahu využitia EDI,“ poznamenáva Milan Mikula s tým, že napríklad pri obchodných reťazcoch možno z dôvodu urýchlenia procesov v riadených skladoch očakávať v rámci logistiky výraznejšie využitie paletových dodacích listov s SSCC kódy pre automatický príjem tovaru a rovnako tak masívnejšie rozšírenie elektronickej príjemky – teda už spomínané správy RECADV.
„Zásadné prekážkou je tu stále nepripravenosť ERP systémov na prácu s SSCC kódmi a tiež nevyhnutné zmeny celého procesu vychystania dodávky na strane dodávateľa,“ poukazuje na úskalie Milan Mikula. Pre dodávky s menšou frekvenciou a tiež na preklenutie obdobia implementácie SSCC kódov do ERP je možné vhodne využiť rozšírených funkcií webového EDI riešenia (WebEDI). Tie umožňujú online rozloženie tovaru na palety, vrátane správy číselného radu SSCC kódov i tlače príslušných paletových štítkov v štandardizovanej podobe.
Prinášame vám ochutnávku z aktuálneho čísla časopisu Systémy Logistiky 102/2025.
Celý článok, ktorý bol publikovaný v rámci rubriky Zaostrené, si môžete prečítať v časopis Systémy Logistiky 102/2025, alebo aj na našej webovej stránke.
