Ešte pred pár rokmi stačilo mať silné HR oddelenie, dobre nastavený nábor a dostatočne atraktívnu ponuku pre kandidátov. Dnes je situácia zložitejšia. Firmy musia naraz zvládať nedostatok kvalifikovaných ľudí, výkyvy dopytu, tlak na náklady, nárazové projekty aj rastúce očakávania zamestnancov. V takomto prostredí už nie je flexibilita len výhodou, ale jednou zo základných podmienok konkurencieschopnosti.
Trh práce sa v posledných rokoch menil rýchlejšie než interné štruktúry mnohých firiem. Kým biznis dnes potrebuje pružne reagovať na nové zákazky, sezónne špičky alebo transformačné projekty, HR tímy majú často menšiu kapacitu než v minulosti. Trend takzvaného „lean HR“ priniesol štíhlejšie interné oddelenia, no nie nižšie očakávania. Práve naopak. „Úloha HR sa posunula z operatívnej podpory do roly strategického partnera podnikania. Dnes už nestačí len rýchlo obsadiť voľnú pozíciu. HR musí vedieť škálovať kapacity, riadiť náklady a predvídať zmeny,“ vysvetľuje Eliška Smržová, Head of Professional Practice CZ&SK v personálnej agentúre Grafton.
Firmy teda čoraz častejšie potrebujú modely, ktoré im umožnia pracovať s ľuďmi pružnejšie. Nie však chaoticky alebo náhodne. Kľúčovým pojmom sa preto stáva strategická flexibilita, to znamená pripravenosť na zmeny a schopnosť zvládať ich tak, aby to firmu nebrzdilo.
Flexibilitu dnes potrebujú nielen veľké korporácie
Nejde pritom len o veľké nadnárodné spoločnosti. Potrebu pružnejšieho riadenia kapacít dnes pociťujú mnohé výrobné podniky, logistické spoločnosti, technologické firmy, centrá zdieľaných služieb aj obchodné organizácie. Niekde je problémom rýchla expanzia, inde sezónnosť, reorganizácia alebo nedostatok špecialistov v oblastiach ako sú IT, financie, obchod, engineering či projektový manažment.
Jedným z praktických riešení je outsourcing náborového procesu, známy ako RPO – Recruitment Process Outsourcing, ktorý sa dnes dostáva do popredia. Na rozdiel od klasickej spolupráce s personálnou agentúrou nejde iba o dodanie kandidáta na konkrétnu pozíciu. Pri RPO preberá externý partner zodpovednosť za celý náborový proces alebo za jeho vybranú časť. Môže sa stať rozšírením interného HR tímu, nastaviť procesy, sledovať výkonnosť náboru, pracovať s dátami a pomôcť firme zvládnuť aj výrazne vyšší objem obsadzovaných pozícií.
Nábor už nie je len o hľadaní kandidátov
„RPO nie je len o tom, že firma získa vhodných kandidátov. Ide o prevzatie zodpovednosti za realizáciu náboru, jeho efektívnosť, nastavenie procesov aj plnenie cieľov,“ približuje Smržová. Podľa jej skúseností môže profesionálne riadený RPO model výrazne skrátiť čas náboru a zároveň znížiť náklady, najmä pri väčšom objeme obsadzovaných pozícií.
Dôležité je, že nejde o univerzálne riešenie, ktorý má pre každého rovnakú podobu. Niektoré firmy potrebujú dlhodobé prevzatie náborovej agendy, iné len dočasne posilniť kapacity počas expanzie, sezónnej špičky alebo pri preťažení interného tímu. Práve preto sa v praxi využívajú rôzne modely – od kompletného RPO až po flexibilnejší Recruitment on Demand, pri ktorom sa kapacita náborárov zvyšuje alebo znižuje podľa aktuálnej potreby.
Pre firmy má takýto prístup aj širší ekonomický význam. Neobsadené pracovné miesta totiž nie sú iba HR problémom. Znamenajú oneskorenie pri projektoch, tlak na existujúce tímy, vyššie riziko fluktuácie a v niektorých prípadoch aj stratu obchodných príležitostí. Ak sa firme dlhodobo nedarí obsadiť kľúčové pozície, náklady sa prejavujú nielen v rozpočte na nábor, ale aj vo výkonnosti celého podniku.
Dočasní špecialisti ako odpoveď na projektovú ekonomiku
Druhou oblasťou, ktorá naberá na význame, je dočasné zapojenie kvalifikovaných špecialistov – takzvaný White Collar Temporary Staffing. Kým dočasné pridelenie pracovníkov sa v minulosti spájalo najmä s výrobou alebo manuálnymi pozíciami, dnes firmy podobný princíp využívajú aj pri odborných, administratívnych a manažérskych rolách. Môže ísť napríklad o špecialistov vo financiách, HR, marketingu, technike, projektovom riadení či administratíve.
Tento model je užitočný najmä v situáciách, keď firma potrebuje rýchlo preklenúť dočasnú neprítomnosť kľúčového človeka, pokryť projekt alebo získať know-how na určité obdobie. Výhodou je, že spoločnosť nemusí navyšovať počet interných zamestnancov a zároveň si dokáže udržať kontinuitu práce. „Firmy tak môžu operatívne pokryť projekty alebo dočasnú neprítomnosť zamestnancov bez toho, aby zvyšovali interné FTE. Náklady pritom idú do služieb, čo pomáha lepšie riadiť rozpočet,“ hovorí Smržová.
Menej fixných nákladov, viac kontroly nad kapacitami
Z pohľadu manažmentu je podstatné najmä to, že flexibilita tu neznamená improvizáciu. Naopak, ide o spôsob, ako znížiť riziko aj náklady. Firma totiž nemusí držať zbytočne vysoké fixné kapacity v čase, keď ich nepotrebuje, no zároveň vie rýchlo získať ľudí vtedy, keď sú pre biznis dôležití. A v období neistoty, kolísajúcich objednávok a tlaku na efektívnosť je práve táto schopnosť čoraz dôležitejšia.
Najväčší efekt vzniká vtedy, keď sa oba prístupy kombinujú. RPO pomáha stabilizovať a zrýchliť nábor, zatiaľ čo dočasné zapojenie špecialistov umožňuje pružne dopĺňať odborné kapacity. Firma tak nemusí voliť medzi rastom a opatrnosťou. Môže expandovať, realizovať projekty a reagovať na výkyvy trhu bez toho, aby neúmerne zvyšovala fixné náklady alebo preťažovala interné tímy.
Flexibilita prestáva byť benefitom, stáva sa podmienkou
Pre HR to zároveň znamená zmenu pozície vo firme. Personalistika prestáva byť vnímaná len ako oddelenie, ktoré „dodáva ľudí“. Stáva sa súčasťou strategického rozhodovania o tom, ako má byť firma pripravená na rast, pokles, transformáciu aj technologické zmeny. V čase, keď sa mnohé organizácie snažia robiť viac s menšími tímami, môže byť práve schopnosť správne kombinovať interné a externé kapacity rozdielom medzi firmou, ktorá tempo trhu zvládne, a tou, ktorá ho stratí. Ako uzatvára Eliška Smržová z Graftonu: „Flexibilita bola kedysi konkurenčnou výhodou, no dnes sa z nej stáva podmienka dlhodobej stability.“
